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Los documentos no dejan de ser objetos y deben ser tratados en su aspecto de conservación,
requieren que no haya grandes oscilaciones de humedad y temperatura, ni diarias ni estacionales.
Los depósitos de documentación son los espacios más importantes del archivo
y donde la documentación permanecerá más tiempo,
precisamente, su función principal es garantizar las condiciones de conservación de la documentación.
Siempre hay un proceso de tratamiento físico, de limpieza de elementos físicos,
una serie de elementos físicos de los cuales el más peligroso es el polvo.
El polvo sirve de caldo de cultivo de distintas patologías potenciales que hay que evitar.
El tipo de material condiciona en gran medida a qué deposito le corresponde ir a aquella documentación.
Aquí tenemos un depósito con unas condiciones de temperatura y humedad más estrictas que en los demás,
y, por lo tanto, se reserva para materiales fílmicos, audiovisuales...
La digitalización es un buen sistema de preservación preventiva.
La digitalización es una forma muy interesante de apartar los originales de la manipulación cotidiana.
Hay algunos soportes con los que no hay otra alternativa posible más que la digitalización,
por ejemplo, el vídeo.
Si hay que hablar de los problemas que plantea, la digitalización tiene varios problemas:
la digitalización sale cara. Hay que contar con una partida presupuestaria para hacer digitalización.
Por otro lado, la digitalización requiere conocimientos previos
que van más allá de los conocimientos archivísticos, exige conocimientos de software y hardware.
Y por último, la digitalización a veces se adelanta a los trabajos previos imprescindibles.
El mundo digital está en evolución constante y los formatos y el software cambian constantemente.
Además, los discos duros tienen una vida demostrada de sólo 3, 5 ó 6 años.
Antiguamente, podías dejar un pergamino en una buhardilla y, a menos que hubiese una gotera,
podías descubrir aquel pergamino dentro de una caja pasados 200 años.
Con estos documentos esto ya no pasará. O los mantenemos o los perderemos.