Tip:
Highlight text to annotate it
X
¿Cómo planificar tu presupuesto?
El presupuesto es una de las tareas más importantes de un evento TEDx.
Claro, uno no quiere perder dinero.
En general, hay que pagar a algunos de los empleados,
la sala, el equipo técnico, el catering y las comunicaciones.
Se pueden generar ingresos con la venta de entradas y los patrocinios.
Por lo tanto, tómate el tiempo para planificar,
actualiza el presupuesto con frecuencia y pide ayuda a compañeros organizadores de TEDx.
Primero analicemos los costos.
Un buen personal es clave.
Cuanto más posiciones tu equipo y tú puedan cubrir, mejor.
Para otras tareas, trata de conseguir voluntarios y convencer a los socios de que trabajen de forma gratuita.
Tampoco se le paga a los oradores. Esa es una regla de TEDx.
Pero tendrás que pagar gastos de viaje, alojamiento y alimentación.
Para el evento real, se necesita una buena sala.
Si es tu primer evento TEDx, empieza con una sala pequeña o de tamaño medio.
Es mejor tener un auditorio completo que asientos vacíos.
Siempre incluye alquiler de equipos, personal y gastos de transporte en el cálculo.
Ten en mente: los lugares lejanos implican mayores gastos de transporte.
¿Se necesitan seguros y permisos?
Además, piensa en los gastos de limpieza posteriores al evento.
Siempre escribe un concepto técnico para tu evento.
Necesitarás un sistema de presentación en vivo,
proyectores, pantallas, micrófonos, sonido, luz y computadoras portátiles.
Para documentar, debe haber cámaras de vídeo
y un fotógrafo para las fotos.
A tener en cuenta: a menudo se subestiman los costos de post-producción.
Si deseas una transmisión en vivo, asegúrate de tener una conexión a Internet rápida y confiable.
Comprueba que el hardware ya esté disponible e incluido en la sala.
¿Tienes que alquilar equipo adicional?
En los descansos de tu evento TEDx, es bueno proporcionar alimentos y bebidas.
Para estimar el catering
multiplica la cantidad de posibles invitados por el costo por persona.
Decide la cantidad y calidad del catering
en función de la hora del día y de la duración del evento.
Para reducir costos, puedes reemplazar un buffet por aperitivos o tapas.
Los patrocinadores pueden ayudar a reducir el costo del catering.
Para atraer invitados, tendrás que diseñar y producir un paquete de comunicaciones.
Una invitación, impresa o por correo electrónico,
material publicitario, un sitio web, identificaciones y un folleto del programa.
Además, una marca TEDx para el escenario y las pantallas.
Siempre es bueno trabajar con un diseñador profesional.
Los resultados serán mucho mejores.
Calcula costos de producción, postales y de publicidad.
Tu principal fuente de ingresos es la venta de entradas.
Multiplica el número potencial de asistentes, no de asientos, por el precio previsto de la entrada.
El precio de las entradas debe ser razonablemente bajo para atraer a un público más amplio.
Ten en cuenta que se reservan entradas gratuitas de contingencia
para los oradores, el equipo, la prensa y los patrocinadores.
Al final, los costos e ingresos deben, por supuesto, ser equilibrados.
Si no es así, los patrocinadores pueden darte apoyo financiero adicional.
Antes de cerrar tu presupuesto,
siempre es bueno hablar con compañeros organizadores para intercambiar ideas y experiencias.
Buena suerte con el presupuesto de tu evento TEDx.
[Producido por TEDxBerlin]
[Productor/orador: Stephan Balzer]
[Ilustración: Marvin Clifford]
[Dirección creativa: Marko Thorhauer]
[Sonido: Lars Damm]