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y por tanto que es una solución integrada para la gestión de documentos
y flujos de trabajo que soporta la desmaterialización de procesos y se ha
desarrollado para las empresas o instituciones que sienten la necesidad
de tener la gestión de documentos integrado en su red de comunicaciones
con una curva de aprendizaje rápida y por tanto que es simple e intuitivo y es
accesible desde un navegador web
más que una aplicación de gestión de documentos y por tanto que es al mismo
tiempo una aplicación que gestiona los procesos de negocio
porque no hay documentos importantes en una oficina o institución que no tenga
un proceso asociado y no hay procesos en varios documentos asociados
por lo tanto las aplicaciones de gestión de documentos y gestión de
procesos no se pueden separar
vamos a ver lo que el portal 2 puede hacer por su negocio
aquí es donde empieza la presentación
usted puede iniciar la sesión con sus credenciales de actividad y de toril
vuelta
20 bric como puede ver
cuando empezamos se abre una ventana que muestra inmediatamente las acciones que
tenemos por hacer
integrados con el correo electrónico
todos estos documentos están cediendo un flujo de trabajo
y en este momento vemos las acciones que tenemos por hacer
volvemos a la vista inicial
en el lado izquierdo se encuentra la jerarquía de tarjetas y documentos
en la parte superior demos los menús disponibles y en la parte superior
derecha tres tipos de búsqueda una búsqueda rápida
una búsqueda avanzada y una búsqueda por imedi
en la búsqueda avanzada se pueden combinar varios metadatos tales como el
tipo de documento
la fecha de introducción
el autor y otros
vamos a ver un ejemplo entidad
y febril tipo de documento carta recibida
buscar siti aslan
por ejemplo na gestión documental
como puede ver se puede encontrar el documento relacionado con sitiar slam y
se puede abrir howard darlo
vamos a ver un proceso específico
clicando en la carpeta comercial
en esta carpeta encontraremos varias up carpetas
cada una conteniendo documentos específicos como
presupuestos da gestión documental
listas de precios propuestas y otros
al hacer clic en la subcarpeta propuestas accederemos a todas las
propuestas introducidas durante ese año
algunas están en su etapa final lo que significa que el flujo de trabajo del
documento ha llegado a su fin y algunos todavía están en curso na gestión de documentos
echemos una mirada al interior de uno de estos documentos y a la información que
se puede obtener con esta potente herramienta
si sólo ponemos el mago sobre el icono de más info
ya podemos visualizar la información resumida sobre el documento
si hacemos clic en el icono una nueva ventana aparece con información más
detallada
podemos ver los metadatos del documento entidad contacto tipo de documento
luego contigo revisión el valor
autor fecha
descripción
almacén físico si hay alguno directorios y palabras clave
por encima se puede acceder a varias tapas cada una con información da gestión de documentos
diferente y relevante sobre el documento llegó proceso
al hacer clic en la tapa de chivo una caja para abrir o guardar el documento
se abre
aquí podemos encontrar todos los documentos relacionados con nuestro
proceso
informes presupuestados entre otros documentos que son relevantes para el
proceso
vamos a echar una mirada a otra tapa la tap de correos electrónicos asociados
si utilizáramos la cta redd+ el código de la propuesta
en el asunto
o cuerpo de un correo electrónico
él será capturado por y portando
y ha adjuntado aquí
también se puede consultar el histórico de las revisiones para ver
las versiones anteriores del documento na gestión documental
la amplicación gestionará revisiones de documentos y asegura que la versión
a que activemos en primer lugar
la que aparece cuando se clica en la cav archivo es la más actualizada
en esta ccaa podemos ver el flujo de trabajo en su formato gráfico
que nos permite comprender con facilidad
en qué estado está el documento
y cuáles fueron los pasos por los cuales el documento ha pasado
al acceder a latam esquema cronológico
podemos ver información más detallada como las fechas
quien ha llevado a cabo una acción específica fox quien tiene una acción
por hacer
en esta última etapa
podemos acceder fácilmente a las acciones a realizar
y a quién están atribuidas
echemos un vistazo a otro flujo de trabajo
el flujo de cartas recibidas esta carpeta está organizada por año
vamos a echar un vistazo a un documento
aquí haya entrado automáticamente el flujo de trabajo notificando al usuario
responsable de ejecutar una acción específica
el usuario recibe un correo electrónico en su caja de entrada
solicitando para ejecutar una acción relacionada con el nuevo documento así
la primera acción será de clasificar el documento ponerla entidades
otros campos como el tipo de documento y la fecha se rellenan automáticamente
haga clic en cambiar y seremos dirigidos automáticamente al paso siguiente
el siguiente paso es encaminar la carta a su destinatario na gestión documental
escribir cualquier comentario relevante
seleccionar el usuario ovarios usuarios a quien desea encaminar la carta
y haga clic en el caminar
una vez que he enviado a mí mismo
la ventana de leer la carta aparecen
en mi panel de la derecha podemos ver la carta escaneada
y en el panel izquierdo puedo decidir sobre el archivo de la carta
reenviarla otros usuarios o responder
vamos a ir con la opción de hecho
otra característica que quiero compartir con ustedes
para terminar esta presentación es el archivo de correo electrónico
con él y portal 2 usted puede registrar todos los correos electrónicos
recibidos y enviados
las ventajas
el acceso a un correo electrónico importante o documento en la caja de
correo electrónico
de otro usuario de gestión de docunmentos
el acceso a un correo electrónico de un ex empleado
el acceso a un correo electrónico eliminado espero que haya disfrutado de
la presentación
estamos a su disposición para presentarle otras funcionalidades sobre
la gestión de documentos y flujos de trabajo
gracias Gestión documental e gestión de documentos