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Tanto si eres el asistente de alguien como si simplemente estás sustituyendo a tu jefe una semana,
puede que necesites programar y coordinar eventos en nombre de otra persona.
En este breve vídeo, veremos cómo Dave puede convertirse en delegado del calendario de su jefa, Meredith,
y enviar una invitación a su compañero de trabajo, Frank.
Para ello, Meredith debe conceder a Dave acceso directo a los calendarios que quiere que administre.
Cuando tenga acceso, Dave podrá crear eventos para Meredith, editar los demás y aceptar o rechazar invitaciones en su nombre.
No podrá cambiar la configuración de su cuenta, acceder a sus contactos o utilizar su lista de tareas. Veamos cómo funciona...
Para conceder acceso a un delegado, Meredith primero debe acceder a su cuenta de Google Calendar.
Hace clic en el icono de rueda dentada y selecciona Configuración en el menú.
En Calendarios, Meredith selecciona el calendario que quiere delegar a su asistente Dave y hace clic en el enlace Compartir este calendario.
Introduce el correo de Dave, selecciona “Realizar cambios y administrar el uso compartido” como nivel de permiso y guarda.
Cuando Dave inicie sesión y abra su calendario, verá el nombre de Meredith en su lista “Mis calendarios”.
Los eventos de Meredith aparecerán ahora en su calendario, pero puede ocultarlos haciendo clic en su nombre.
Dave decide cambiar el color del calendario de Meredith, para que resalte un poco más que el suyo.
Quiere estar al tanto de los cambios realizados en los eventos de Meredith, así que decide configurar notificaciones.
Abre el menú del calendario, hace clic en "Recordatorios y notificaciones" y selecciona algunas opciones.
Es vital saber si los eventos se modifican o cancelan a última hora, así que Dave decide recibir SMS por si no está en el ordenador.
Dave también opta por recibir la agenda de Meredith en su bandeja de entrada cada mañana para poder planificarle mejor el día.
Además de notificaciones sobre los eventos, Dave decide configurar recordatorios predeterminados para todos los eventos de Meredith.
Añade un recordatorio que se mostrará 10 minutos antes de cada evento y otro para recibir un correo una hora antes de cada reunión.
Estas notificaciones y recordatorios solo los ve Dave. Si Meredith quiere recibirlos, debe añadirlos a su configuración.
Ahora que Dave ha configurado el calendario de Meredith, ya puede crear un evento para ella.
Dave crea un evento como de costumbre, pero antes de guardarlo, selecciona el calendario de Meredith en lugar del suyo.
El evento cambia de color para mostrar que ahora pertenece al calendario de Meredith.
Dave edita el evento para introducir información más detallada, enviar invitaciones y configurar una videollamada.
Cuando Frank inicie sesión en su cuenta, recibirá una invitación en su bandeja de entrada y el evento también se mostrará en su calendario.
Cuando Frank abra la invitación, verá que Meredith es la organizadora del evento, pero que la invitación la envió Dave en su nombre.
Si tienes alguna pregunta, consulta nuestro Centro de aprendizaje en learn-es.googleapps.com.