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Las empresas producen gran cantidad de papeles y datos.
Cada segundo, cada minuto, cada hora, día a día.
Se procesan y almacenan, se ordenan y se graban en CD, se escanean, se imprimen y se copian.
Finalmente terminan donde todo termina, en el archivo.
La búsqueda de un determinado documento puede convertirse en una costosa búsqueda de resultados desconocidos.
Pero esto no tiene por qué ser así.
DOCULIFE de T-Systems crea un nuevo estándar digital de gestión de documentos, eficiente y seguro en la nube.
Para las empresas de todos los tamaños y de todos los sectores.
Comienza el viaje
Gestión de entrada
Del papel a píxel
La gestión de entrada de DOCULIFE se ha desarrollado de una manera que asegura que es compatible con todo tipo de ecosistemas TI a través de varios interfaces.
Independientemente del formato, gracias al sistema de reconocimiento óptico de DOCULIFE se puede introducir cualquier tipo de documento físico, etiquetarlos y almacenarlos de forma centralizada.
Mediante el reconocimiento de caracteres, los documentos almacenados se pueden localizar en cualquier momento
mediante la búsqueda en todo el documento y se pueden enviar directamente desde el sistema.
Trabajando con DOCULIFE, busca y encontrarás.
Un sistema de gestión documental funciona a la perfección si encuentras en vez de buscar.
Para cumplir con este estándar se diseñó DOCULIFE, de forma que asegura una integración completa de Outlook y MS Office con todos los dispositivos, como smartphones, tablets y ordenadores.
En función de sus permisos de acceso, todos los empleados pueden buscar, encontrar y procesar documentos.
Independientemente de la hora del día o la ubicación.
El sistema de control de versiones de DOCULIFE hace posible que varios usuarios trabajen a la vez en un documento
independientemente de la distancia entre ellos y asegura que el conocimiento no se pierde.
Los workflows definidos, como los de aprobación de documentos, ayudan a optimizar los procesos y reducir costes.
Ir sobre seguro, archivar y borrar.
Hay diferentes periodos de tiempo legales que aplican al almacenamiento de documentos, contratos, facturas y correspondencia.
DOCULIFE archiva documentos de forma segura y a largo plazo, cumpliendo con la normativa correspondiente y los requisitos legales
al tiempo que garantiza una alta disponibilidad de todos los documentos.
Los datos se cifran de forma segura y se almacenan en la nube.
Así nos aseguramos que se cumple con las normativas de auditoria sobre protección, almacenamiento y protección de posibles ataques de archivos.
Por cierto, DOCULIFE no funciona desde cualquier sitio, sino desde los altamente seguros y certificados Centros de Datos de T-Systems en Frankfurt.
Protección de datos significa que los datos también tienen que ser eliminados de forma segura.
Con DOCULIFE, los documentos pueden ser fácilmente destruidos a la hora programada y cumpliendo los requisitos legales.
Pero antes de hablar de la destrucción de datos, vamos a echar otro vistazo rápido a los principales beneficios de DOCULIFE.
Reduce los costes de almacenaje y de operaciones.
Garantiza la seguridad.
Permite que los documentos estén rápidamente disponibles, independientemente de la hora o el lugar.
Optimiza la operatividad.
DOCULIFE es impresionante. ¿Por qué no te dejas impresionar?