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Introducción a Zetadocs Express for Microsoft Dynamics NAV
Zetadocs for Microsoft Dynamics NAV
es el principal complemento de software de administración de documentos
para Microsoft Dynamics NAV.
El nuevo miembro de la familia Zetadocs, Zetadocs Express,
utiliza SharePoint 2010 o la función SharePoint Online de Office 365.
Este vídeo lo conducirá por una breve demostración
de las principales funciones y ventajas de Zetadocs Express.
Zetadocs posee tres ventajas principales:
costes reducidos en la administración de documentos empresariales,
mejora del servicio para clientes y proveedores,
y reducción de las emisiones de CO2.
Tomemos como ejemplo a April, que trabaja en el equipo de cuentas,
donde administra los pagos a los proveedores.
Cuando April recibe una factura del proveedor,
su responsabilidad es que se apruebe,
para que pueda realizar el pago.
Ella localiza el pedido de compra pertinente en Dynamics NAV
y luego arrastra y coloca el documento en el pedido
para poder cargarlo a Office 365 y asociarlo a ese pedido.
Ahora puede acceder al número de factura del proveedor y publicar el pedido.
La factura del proveedor se ha almacenado ahora con seguridad en Office 365,
donde tanto los usuarios de Dynamics NAV como otros empleados autorizados
pueden acceder a ella fácilmente.
A continuación, veamos
cómo puede conseguir April que se apruebe esa factura de compra en pantalla,
sin tener que utilizar un proceso basado en papel.
La abre y hace clic en “Iniciar flujo de trabajo”.
Ahora puede asignárselo a Ben para que lo apruebe.
Zetadocs Express crea un vínculo
a un flujo de trabajo sencillo de SharePoint,
que se incluye en el paquete Office 365.
A Ben le llega un mensaje de correo electrónico que le alerta de que tiene que aprobar la factura de la compra.
Un vínculo lo lleva a SharePoint,
donde puede ver la factura de la compra en la pantalla
y aprobarla para April.
Dado que Office 365 es un servicio de nube, Ben puede realizar esta tarea donde quiera que esté:
en un viaje por trabajo, trabajando desde casa o en la oficina.
Cuando Ben aprueba la factura, April recibe un mensaje de correo electrónico.
Dentro de Dynamics NAV,
April puede comprobar que la factura se ha aprobado.
Ahora puede continuar y administrar el pago al proveedor.
Fijémonos ahora en Arnie, que trabaja en el departamento de cuentas por cobrar.
Una de sus tareas es expedir facturas para los clientes.
Con Zetadocs Express,
Arnie puede enviar las facturas por correo electrónico directamente desde Dynamics NAV.
Esto le ahorra tener que imprimirlas,
meterlas en un sobre y enviarlas por correo convencional.
El correo electrónico recupera automáticamente
la dirección con los datos de contacto que contiene Dynamics NAV.
Se carga una copia a Office 365
para que Arnie no tenga que imprimirla y guardar una copia del archivo en papel.
En esta breve demostración hemos comprobado que Zetadocs Express utiliza
la función de arrastrar y colocar para capturar documentos,
la de flujo de trabajo para la aprobación de documentos en pantalla,
y la de almacenamiento y envío para enviar un mensaje de correo electrónico directamente desde NAV.
Cada una de estas funciones se desarrollan en otras ediciones de Zetadocs,
que además ofrecen el modo por lotes y las personalizaciones.
Podrá encontrar más información sobre estas ediciones de Zetadocs
en nuestro sitio web,
así como vídeos sobre facturación electronica,
procesamiento de facturas de proveedores y seguimiento de envio de albarán.
Para terminar, veremos algunos detalles sobre la adquisición de Zetadocs Express.
El software está disponible sin ningún coste adicional para clientes
que utilizan un plan de mejoras de Business Ready
y el cliente adaptado a roles
con Microsoft Dynamics NAV 2009 R2.
Todos los detalles pueden encontrarse en el sitio web de Zetadocs.
Gracias por ver este vídeo acerca de Zetadocs Express.