Tip:
Highlight text to annotate it
X
Bienvenido a Smartsheet 101
Smartsheet es una exclusiva aplicación en línea
diseñada para ayudarlo a llevar un registro de cualquier clase de trabajo.
La base de Smartsheet es una hoja;
es flexible y fácil de usar como una hoja de cálculo,
pero una Smartsheet es mucho más eficaz.
Smartsheet está en línea y es parte de la nube
diseñada para ofrecer colaboración y un acceso fácil y rápido.
Solo hay una copia de sus datos y su equipo puede verla y
editarla al mismo tiempo desde cualquier computadora, smartphone o ipad.
Cualquier hoja de cálculo típica tendrá
columnas llamadas A, B, C, etc.
Pero con Smartsheet, las columnas se tratan diferente.
Cada columna tiene un nombre y un propósito específicos,
ya sea hacer un listado de fechas o rastrear el estado.
Puede mover cualquier columna en cualquier orden, y Smartsheet
mantendrá perfectamente la información y las dependencias.
Smartsheet también cuenta con muchas funciones eficaces
que no verá en las hojas de cálculo tradicionales.
Por ejemplo, puede guardar archivos fácilmente
y tener acceso a ellos directamente en Smartsheet.
También puede resaltar cambios recientes
en determinado período de tiempo
y hacer un seguimiento de esos cambios.
En Smartsheet, cada función y herramienta está diseñada para trabajar
en conjunto, de manera que pueda tener acceso a sus datos fácil y rápidamente.
Cubriremos brevemente las diversas facetas de Smartsheet
y lo ayudaremos a sentirse cómodo utilizando la herramienta.
Primero, echemos un vistazo a la presentación.
Una parte de la simplicidad de Smartsheet es la presentación.
En la parte superior, verá el email de inicio de sesión.
Haga clic en él y tendrá acceso al menú de la cuenta.
Directamente debajo está la ficha Inicio, donde puede
tener acceso a todas sus smartsheets y mantenerlas organizadas.
Cualquier smartsheet que esté abierta
aparecerá como una ficha junto a la ficha Inicio.
Veamos las tres formas diferentes de crear una smartsheet.
Primero, puede hacer clic en la ficha con el signo más verde
y seleccionar NUEVA HOJA EN BLANCO.
La hoja en blanco es muy genérica y no tiene columnas preestablecidas.
Si prefiere no empezar desde cero,
las plantillas ofrecen una forma fácil y rápida de comenzar
con funciones organizativas y columnas establecidas,
diseñadas para un tipo específico de trabajo.
La hoja creada se puede adaptar según sus necesidades.
La tercera opción es importar datos existentes
de una hoja de cálculo, un documento de Google o un archivo de Microsoft Project.
Así se creará una smartsheet totalmente nueva
con los nombres de columnas de sus datos existentes.
Ahora echemos un vistazo a Smartsheet más detalladamente.
A la izquierda está la barra de herramientas,
y en la parte inferior, las herramientas específicas de Smartsheet.
Aquí es donde tendrá acceso a la mayoría de las herramientas de colaboración.
Primero, echemos un vistazo más de cerca a las columnas.
Una Smartsheet incluye una serie de columnas,
cada una con un nombre y un tipo de columna.
El tipo de columna ayuda a que Smartsheet comprenda mejor los datos,
pero es muy flexible.
Aunque asigne un tipo de columna,
puede ingresar cualquier valor que desee.
Por ejemplo, si estuviera trabajando en una columna de fecha
pero no supiera una fecha, podría ingresar “A determinar”.
Para tener acceso al menú de la columna,
haga clic en el triángulo de arriba para ver el menú de esa columna.
Aquí encontrará opciones para insertar o eliminar columnas
y editar propiedades de la columna.
Para mover una o más columnas,
primero selecciónelas y luego simplemente
arrástrelas y colóquelas en su nueva ubicación.
En Smartsheet, cada hoja tiene una columna primaria.
Su título aparece en negrita en comparación con los otros encabezados de la columna.
Smartsheet utiliza la columna primaria para describir la fila.
Por ejemplo, si utiliza la función de enviar fila,
Smartsheet utilizará los datos de la columna primaria
como asunto del email que se enviará.
Cuando configure su hoja, piense en la
columna primaria como el título de cada fila.
A la izquierda de la hoja
hay 3 columnas especiales que no se pueden mover.
La primera es para agregar un archivo adjunto a una fila,
la segunda es para agregar una discusión a la fila
y la tercera es para agregar un recordatorio a la fila.
Hacia abajo de la hoja hay filas con números de fila.
Seleccionar y mover filas funciona de la misma manera que
con las columnas.
Haga clic en el encabezado de la fila para seleccionarla
y mantenga presionado Control para seleccionar más de una.
Luego, con la función de arrastrar y colocar,
puede mover la fila a cualquier parte de la hoja.
Verá una flechita azul
que indica dónde caerá la fila al moverla.
Para tener acceso al menú de la fila, haga clic en el triángulo verde.
Aquí encontrará otras operaciones de la fila, como
INSERTAR, ELIMINAR y más.
Para insertar una fila nueva, puede presionar la tecla Insertar de su teclado.
O desde el menú de la fila, puede insertar filas múltiples.
Después de haber creado su hoja,
puede ingresar datos existentes con copiar y pegar.
La clave para pegar información en Smartsheet
desde una aplicación externa
es usar (ctrl + c) para copiar y (ctrl + v) para pegar.
Al pegar en Smartsheet,
si hace un solo clic en la celda y luego pega los datos,
estos ingresarán en esa celda y en las celdas adyacentes.
Si hace doble clic en la celda para que esta esté en el modo Editar,
todos los datos se pegarán en esa celda seleccionada.
Para ingresar un salto de línea en una celda,
mantenga presionado Control y luego presione Entrar.
Mientras está editando una celda, si presiona Entrar
pasará a la siguiente celda hacia abajo.
No es necesario que se preocupe por ajustar la altura de la fila
porque Smartsheet lo hace automáticamente con el ajuste de texto.
Puede crear una estructura simple entre filas.
Solo debe seleccionar la subfila y usar la herramienta de sangría.
Puede ocultar las subfilas haciendo clic en el pequeño signo.
Para deshacer la estructura simple, use el botón de anular sangría.
Para aplicar formato a las celdas, use los botones de la barra de herramientas a la izquierda.
Aquí hay estilos de texto,
fuente,
alineación,
color,
número y fórmulas.
Si desea ingresar valores en celdas adyacentes
que son iguales, puede
hacer clic en la esquina inferior derecha de una celda y arrastrar
el borde hasta las celdas en las que desea que esos datos se extiendan.
Puede adjuntar todos los archivos que desee en cada una de las filas.
Solo haga clic en el sujetapapeles de la columna de archivos adjuntos
y seleccione los archivos que desea adjuntar.
Puede cargar hasta 10 archivos juntos, pero no hay un límite total.
Si necesita documentar o llevar un registro de una cantidad de texto
que es muy grande para una celda,
puede pegar los datos en la columna de discusión.
Las discusiones son una forma excelente de llevar un registro de la correspondencia
y la colaboración sobre elementos específicos en su smartsheet.
Para deshacer cambios, solo debe hacer clic
en el botón deshacer o rehacer de la barra de herramientas.
También puede usar (ctrl + z) para deshacer y (ctrl + y) para rehacer.
Sin embargo, cuando hace clic en guardar o usa (ctrl + s)
no podrá deshacer los cambios que ya guardó.
Smartsheet facilita que los demás
colaboren con usted en su trabajo.
En Smartsheet, todos sus datos son
privados hasta que los comparte con alguien.
Para compartir una hoja, haga clic en el botón de uso compartido
en la barra de herramientas inferior.
Se abrirá la ventana de uso compartido.
Haga clic en el botón Compartir en la parte superior de la ventana,
luego ingrese la dirección de email de aquellos con los que desea compartir la hoja.
Puede enviar un mensaje junto con la invitación,
solo haga clic en Compartir cuando haya terminado.
El destinatario recibirá un email con un enlace.
Cuando haga clic en el enlace, Smartsheet se abrirá en el explorador.
Si no tiene una cuenta de Smartsheet, recibirá una cuenta
gratuita y se le solicitará que elija su contraseña.
Desde ese momento, podrá iniciar sesión en Smartsheet
con su dirección de email y contraseña
y no necesitará una cuenta paga para colaborar en las hojas compartidas con él.
Siempre que ingrese una dirección de email
para compartir o enviar un elemento desde Smartsheet,
Smartsheet guardará la dirección de email en su lista de contactos.
Para ver o editar esta lista,
haga clic en su email en la esquina superior izquierda
y clic en Mis contactos de Smartsheet.
Desde aquí, puede agregar nombres a las direcciones de email
o importar contactos de otra fuente, como Google o Outlook.
Cuando ingrese las primeras letras del nombre o el email de alguien,
aparecerá una lista desplegable que le facilitará el ingreso de datos.
Otra forma de permitir que otras personas vean o editen la hoja entera
es usar la función de publicación.
Haga clic en el botón Publicar que está abajo.
Allí verá las 3 opciones diferentes para publicar la hoja entera,
incluida una opción que permite que los demás editen la hoja.
Puede usar el enlace Vista previa para ver
lo que vería el editor de una hoja publicada.
Observe que el editor puede cambiar los valores de la hoja.
Después de compartir una hoja, puede haber algunas filas
o columnas que no desea que otros editen.
Puede usar la función Bloquear para evitar que los editores
editen filas y columnas bloqueadas.
Solo quienes tengan privilegios de administrador
podrán editar la información bloqueada.
Y esto es lo que vería el editor de la hoja.
Observe que, cuando una celda está seleccionada, la lista desplegable
no aparece y la celda está resaltada en gris.
También puede enviar una instantánea de la hoja entera
como archivo PDF o Excel.
Solo haga clic en el botón Archivo, seleccione Enviar como adjunto
y elija a quién se lo desea enviar.
Si desea que alguien vea solo parte de las filas de su hoja,
puede enviarle una instantánea con la función Enviar fila.
Seleccione 1 o más filas y, en el menú de la fila, seleccione enviar filas.
Allí puede elegir a quién se las desea enviar.
Si desea que los demás actualicen la hoja
pero que no tengan acceso a la hoja entera,
puede usar la función de solicitud de actualización.
El email que reciban mostrará la información de la fila
con un enlace que les permitirá actualizar o editar las filas.
La función Smartforms le permite crear un simple formulario web
para que otras personas ingresen nuevas filas de datos a su Smartsheet.
Cuando guarde el formulario,
el enlace y el código de inserción de su formulario aparecerán aquí.
Puede usar el enlace Vista previa para tener
acceso al smartform real y probarlo.
El smartform se puede cargar con su logotipo y colores personales.
A medida que cree más hojas,
es conveniente que las organice para tener acceso y poder compartirlas fácilmente.
En la ficha Inicio, podrá encontrar todas las hojas que ha creado
o compartido y mantenerlas organizadas fácilmente.
Cuando haga clic en la carpeta de hojas de la izquierda,
verá una lista de sus hojas a la derecha.
Puede ordenar la lista haciendo clic en cualquiera de los encabezados de las columnas.
Es fácil crear y usar carpetas.
Haga clic en Agregar nuevo y seleccione Carpeta.
Después de crear la carpeta,
puede crear hojas directamente en la carpeta
o arrastrar sus hojas existentes y colocarlas en la carpeta.
Cada hoja creada es privada
excepto si se crea en un espacio de trabajo.
Con un espacio de trabajo, usted establece los permisos una vez
y todo lo incluido en el espacio de trabajo heredará esos niveles de permiso.
Cuando haga clic el icono De mi propiedad,
verá una lista completa de todas las hojas de su propiedad.
Cuando haga clic el icono Compartidas conmigo,
verá una lista completa de todas las hojas
que son propiedad de los demás y que han compartido con usted.
Smartsheet hace que sea fácil estar al día
con todas las cosas de las que está llevando un registro.
Puede establecer recordatorios de fechas importantes
y recibir notificaciones por email.
Puede establecerlos fácilmente
para una sola fila
o para toda una columna de fechas.
Cuando los demás hagan cambios en su hoja,
puede recibir notificaciones de los cambios
por email a través de la función de notificaciones.
Puede controlar la frecuencia de los emails que recibe
y especificar qué partes de la hoja le interesan.
Tenga en cuenta que no recibirá notificaciones de los cambios que realice usted.
Seleccionar y encontrar información puede ser difícil,
especialmente cuando trabaja con otras personas
en diversos proyectos.
Smartsheet tiene herramientas específicas incorporadas para ese mismo fin:
encontrar la información rápidamente.
La función de Resaltar cambios le permite
ver fácilmente los cambios realizados
en el período de su elección.
Esto le facilita ver la actividad reciente en su hoja.
Después de los cambios, los valores de cada celda se guardan
en un historial de la celda para que pueda rastrear sus datos.
No solo encontrará cada valor de la celda ingresado,
sino también quién lo ingresó y cuándo.
Quizá necesite que ciertos valores se destaquen,
por ejemplo, si tiene elementos que se convierten en un riesgo.
Podemos usar la herramienta de formato condicional
para resaltar la fila o una columna.
Solo hacen falta algunas reglas simples que se pueden configurar bastante rápido.
Para ayudarlo a ver los datos como desea,
puede ordenar las filas de una hoja
según los datos de cualquiera de las columnas.
Si desea ver todos los elementos pertenecientes a algo específico,
puede filtrar la columna.
En el menú de la columna, haga clic en Filtrar columna
y seleccione los elementos que desea ver.
Ahora solo se verán las filas que coinciden con los criterios.
Para desactivar el filtro, haga clic en Quitar filtro.
La función de informes es similar a Filtrar columna,
pero le permite buscar en cualquiera de sus hojas o
en todas y mostrar solo las filas
que coincidan con los criterios que especifique.
Esto facilita ver elementos similares en smartsheets múltiples.
Por ejemplo, puede crear fácilmente un informe
para ver todas las tareas que le asignaron.
Las filas que se muestran son activas.
Puede actualizar las filas en el informe
y al guardar
los cambios se guardarán en la smartsheet original.
Esto le permite usar un informe como lista de trabajo.
Con la función de búsqueda,
puede buscar en todos los datos
de sus hojas y navegar fácilmente hacia ellos.
Solo haga clic en el enlace de búsqueda
e ingrese el texto que desea buscar.
En los resultados de búsqueda, puede ir fácilmente hasta el elemento
que contiene el texto que buscó.
La vista de calendario le permite ver las fechas de su hoja
con el estilo de un calendario.
Esto le permite ver los días con
mucha actividad y los días sin actividad.
La vista de Gantt le permite ver las fechas como escala de tiempo.
Esto le permite ver fácilmente dónde se superponen los elementos de la fila
o dónde hay brechas entre ellos.
Aquí también puede establecer dependencias de tareas,
que significan que el siguiente elemento no comenzará
hasta que finalice el elemento anterior.
El tablero le permite echar un vistazo a
las smartsheets que ha actualizado recientemente,
los próximos recordatorios,
cualquier fila que haya marcado como su favorita
y una rápida lista de tareas pendientes para anotaciones rápidas.
Gracias por mirar este curso introductorio de Smartsheet.
Para descubrir más funciones de Smartsheet
o encontrar ayuda sobre un tema en particular,
haga clic en el enlace de Ayuda
y encontrará consejos visuales simples mientras trabaja en Smartsheet.
También puede leer los tutoriales de ayuda
o mirar un detallado video explicativo para una herramienta específica.
Todo para su conveniencia.
Si tiene alguna idea para compartir,
nos gustaría recibir sus comentarios.
En Smartsheet, intentamos mejorar
nuestros productos de forma continua escuchando a nuestros clientes
mientras mejoramos y diseñamos herramientas nuevas para esta era digital.
Esto ha sido la presentación de Smartsheet.