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Analicemos Gantt Chart view (vista Diagrama de Gantt) de Smartsheet.
El Diagrama de Gantt nos permite visualizar
las tareas de proyectos y ver de qué manera estas se relacionan unas con otras y progresan con el transcurso del tiempo.
Existe un par de formas para comenzar un proyecto con una vista Gantt.
Puede abrir una plantilla de proyecto,
importar un proyecto existente de MS, una hoja de cálculo de Google o un archivo de Excel,
o comenzar una nueva planilla de proyecto que está predeterminada para la vista Diagrama de Gantt.
Avanzaremos y abriremos este lanzamiento de producto Q4.
Para abrir el Diagrama de Gantt, haga clic en el botón ‘Gantt View’ (Vista de Gantt) en la barra de herramientas.
Para ajustar el ancho del Diagrama de Gantt, arrastramos su borde.
En el lateral superior izquierdo del Diagrama de Gantt, encontrará botones para acercar o alejar en
perspectivas semanales, mensuales, trimestrales y anuales.
El Diagrama de Gantt muestra los días laborables en blanco,
los días no laborables en gris
y los feriados en rosa claro.
El día actual está marcado con una línea de guiones negra a lo largo del lado derecho de la columna.
Solo ingrese la fecha de inicio
y la tarea aparecerá en el Diagrama de Gantt como una barra coloreada para el día 1.
Si lo deseamos, podemos cambiar el color haciendo clic con el botón secundario
en la barra y luego seleccionamos un color diferente.
O con el uso de la herramienta Conditional Formatting (Formato condicional).
Aquí habilitaremos una regla para que los elementos vencidos se marquen en rojo en el Diagrama de Gantt.
Para que el Diagrama de Gantt funcione correctamente, necesitamos 2 columnas ‘Date’ (Fecha),
una columna ‘Predecessor’ (Predecesor) y una columna ‘Duration’ (Duración).
La columna ‘Duration’ cuenta el número de días laborables para la tarea
y explicará los días no laborables, como fines de semana o feriados.
Aquí podemos ver que la tarea azul se expande 6 días debido al fin de semana.
También podemos crear hitos al ingresar ‘0’ en la columna ‘Duration'.
Luego aparecerá un icono con forma de rombo en la fecha de inicio.
El Diagrama de Gantt es interactivo.
Para mover el rango de fecha, podemos hacer clic en el medio y arrastrar horizontalmente,
o arrastrar los bordes para cambiar su duración.
Si hacemos clic y arrastramos hacia arriba o hacia abajo, aparecerá una flecha negra.
Solo arrastre y coloque en otra tarea y cree instantáneamente una ‘Task dependency’ (Dependencia de tareas).
Una ‘Task dependency’ es un enlace desde una tarea a otra
que automatizará la fecha de inicio y finalización de la tarea subordinada.
Por ejemplo, si debemos cambiar la duración de una tarea,
todas las tareas subordinadas se ajustarán para crear el nuevo cronograma de forma automática.
Para extraer una ‘Task dependency’, solo mueva la tarea subordinada a una fecha de inicio nueva
o elimine el número de hilera en la columna ‘Predecessor’ de la tarea
y la fecha negra desaparecerá.
La columna ‘Predecessor’ contendrá el número de hilera
de la tarea subordinada cuando esta se convierta en una ‘Task dependency'.
Si hacemos clic en el icono de lápiz,
la ventana ‘Edit Predecessor’ (Editar predecesor) se abrirá y le permitirá
editar las dependencias para la tarea de forma manual.
Recuerde que puede cambiar el tipo de dependencia,
borrar toda la depedencia
o ingresar “Lag days’ (Días de retraso), la cual es una forma de programar la fecha de inicio
de la tarea subordinada a una cantidad determinada de días desde la tarea precedente.
Analicemos otras columnas que relacionan la información en el Diagrama de Gantt.
La columna ‘Percent Complete’ (Porcentaje completo) le permite mostrar su progreso.
A medida que ingresamos nuestro progreso para cada tarea, esto se reflejará en la escala de tiempo
y durante todo el proyecto.
Podemos organizar las tareas al crear una jerarquía de hileras usando la herramienta Indent (Aplicar sangría).
En el Diagrama de Gantt, las hileras principales son grises y no se pueden mover.
Eso es porque calculan información de sus hileras secundarias y se ajustan automáticamente,
como podemos ver cuando realizamos cambios en la tarea púrpura y la tarea naranja.
Dentro de la hilera principal,
también podemos ver una media ponderada de la columna ‘Percent Complete',
que cambiará a medida que el progreso se actualice,
la fecha de inicio más anterior
y la última fecha de finalización para el grupo de tareas agrupadas en la hilera principal.
Para cambiar las configuraciones del Diagrama de Gantt, el botón se encuentra junto a los botones de zoom.
Aquí puede cambiar los detalles de cómo funciona el Diagrama de Gantt.
Por ejemplo, actualmente nuestro Diagrama de Gantt muestra información de la columna ‘Task name’ (Nombre de la tarea),
pero puedo cambiarla para que muestre información de la columna ‘Assigned To’ (Asignado a).
O si mi empresa no trabajó los viernes, puedo presionar el botón 'Edit' (Editar) y desmarcar ‘Friday’ (Viernes).
También podemos organizar los feriados para asegurarnos de que se expliquen cuando se planifique el proyecto.
Aquí podemos ver que las columnas Friday están ahora en gris.
También tenemos la opción de imprimir el Diagrama de Gantt
y que se muestren algunas columnas o ninguna.
Enviarlo como un documento adjunto por correo electrónico directamente desde Smartsheet
o exportarlo como un archivo PNG para incorporarlo con otros archivos y presentaciones digitales.
Aquí se proporciona una visualización simple, una automatización y una gestión de sus proyectos.
Y esto es Gantt Chart view de Smartsheet.