Tip:
Highlight text to annotate it
X
Hola, soy Jason Mayes, el presidente del comité Lean en Beck y ahora vamos a
hablar de PPC - Porcentaje del Plan Completado.
Tenemos nuestro Cronograma Semanal listo, tenemos el inicio de semana,
tenemos las tareas listas y tenemos a todos nuestros contratistas o
diseñadores (si somos consultores),
es decir todos los que se comprometieron para ejecutar este
cronograma.
Estas tareas también están unidas con el cronograma de pull para esta duración.
Así que tienen su cronograma de pull publicado en el mismo lugar que el
cronograma semanal
y está listo para empezar con el PPC.
El PPC es una forma de hacer seguimiento y
determinar si se está haciendo lo que los contratistas dijeron que iban a hacer.
NO es una herramienta para buscar culpables y señalarlos.
Lo que si hace es ayudar a encontrar los problemas que están sucediendo en el
proyecto.
Porque si las tareas no están siendo completadas, no quiere decir que ellos
no puedan ejecutar la tarea,
sino que pueden haber otros problemas, que ya veremos más adelante. Esto es
PPC.
Así que tiene sus tareas y se puede reunir cada día o al final de cada semana
para ver qué se ha hecho,
pero mi sugerencia es usar esto para llevar el seguimiento de cada tarea.
Así que cuando un contratista diga que haya terminado una tarea, se le pone una
línea sobre el post-it.
Por ejemplo: digamos que el contratista del concreto venga y diga que ya
completó sus tareas,
entonces les pongo una línea.
Esto significa que cuando usted vea el tablero observará de inmediato que
el contratista CREE que ya terminó estas tareas.
Así que hagamos esto para todas las tareas.
Yo recomiendo hacer esto esto diariamente, lo que no debe tomar más
de 10 minutos.
Por ejemplo, como este es un proyecto pequeño, este tablero puede estar en la
sala de reuniones.
Pero si usted tiene un proyecto más grande, digamos que es la construcción
de 10 edificios,
entonces lo que yo haría es que, si usted tiene un Cronograma semanal por cada
edificio,
los imprimiría y se los entregaría a los supervisores de estos edificios para que
puedan marcar las actividades que hicieron en ese edificio durante ese día
y luego centralizarlo.
La idea es que si usted lo hace a DIARIO, tiene más posibilidades de reaccionar
rápidamente,
ya que si espera hasta el final de la semana para revisar las actividades se va
a dar cuenta (7 días después)
de que está atrasado.
Lo que tenemos hasta el momento, es que transcurrió la semana y cada
contratista dijo que había cumplido sus tareas cuando acordamos que las iban a
hacer.
Ahora, esto no significa que ellos hayan realmente terminado.
Hay una diferencia entre terminado y realmente terminado.
Así que debemos estar seguros de que todo esté realmente terminado.
Para estar completamente seguros de que una tarea está realmente completada,
necesitamos que la persona que sigue en la línea revise la tarea,
para este caso, es posible que el que revise la tarea de vigas de amarre sea el
contratista general, tal vez el propietario, tal vez un arquitecto,
el que sea que vaya a usar lo que se se acaba de hacer, debe ir y mirar que la
tarea se haya realmente terminado.
Este es un punto importante en Lean, es que el propietario no es necesariamente
el cliente de una tarea,
pero el cliente es la persona que va de siguiente en la línea de trabajo.
Así que el que va a revisar esta tarea es el contratista general,
ya que va a ser el mismo contratista de concreto el que sigue en la línea.
Revisamos y vemos que si se hizo el trabajo allí, allí y allí.
Así que podemos estar seguros que estas tareas están realmente terminadas.
Con la tubería eléctrica hacemos lo mismo, el cuadrante sureste está
realmente terminado,
esta parte está hecha, esta parte también, así que todo el suroeste está listo,
pero en el noreste solo se hizo una parte, es decir que 4 de las 5 tareas fueron
realizadas.
Y luego con el contratista plomero hacemos lo mismo, hicieron bien el
suroeste,
pero los otros cuadrantes no los hicieron bien, pero tuvieron un problema,
el contratista eléctrico dice que ellos estaban esperando algo distinto y que
eso no quedó bien hecho,
tampoco pusieron sus tuberías en las vigas de amarre.
La forma sencilla de hacer seguimiento con el PPC es dividir el número de tareas
con la "X" entre el número total de tareas.
Entonces el PPC de nuestro contratista de concreto es 100% (3/3),
vengo acá y escribo 100%.
El siguiente hizo 1 de 5 así que es 20%,
Ohh lo siento me equivoqué, lo que les faltó fue 1 actividad, así que ejecutaron el
80% (4/5)
Y los siguientes ejecutaron 1 de 4, esto es 25% (1/4)
Así que usted puede ver el tablero y automáticamente darse cuenta quién está
haciendo las cosas bien.
Ahora cambiemos las cosas un poco,
Digamos que el contratista plomero se había comprometido a hacer el cuadrante
suroeste el martes y en realidad lo hicieron, pero digamos que realmente lo
hicieron el lunes,
esto también cuenta como cero (0) y esto sumaría como cero para el PPC.
Y la razón de esto es que lo que queremos es que todos los contratistas
sean tan predecibles como sea posible,
porque muchas veces, el trabajo que se hace antes de lo planeado, puede hacer
un desastre en el cronograma tanto como una tarea que se hace tarde.
Así que tenga en cuenta que si el trabajo se hace antes, todavía cuenta como cero
(0).
Ahora, si ellos se dan cuenta que lo pueden hacer antes y hablan con todas
las partes, los equipos y dice:
ey esta es un área en la que no planeamos trabajar esta semana pero nos
gustaría trabajar ahora porque X, Y o Z, ¿están ustedes de acuerdo en que lo
hagamos?,
entonces se puede reprogramar el cronograma y todo queda bien.
Pero la idea es que todos sean lo más predecibles, como sea posible.
Así que tiene listo el PPC para el equipo.
También puede crear el promedio de todo el equipo y también publicaría cuál es el
objetivo en el PPC para el proyecto.
Muchas veces cuando empieza a usar esta herramienta y empieza a hacer
seguimiento al PPC,
encuentra que el 50% de todas las tareas se completan a tiempo.
Así que es extraordinario si se logra subir a 60% o 70%,
van a ver cómo se mejora el trabajo,
y eso que no estarán ni cerca del 100%.
También puede hablar al grupo y decirles: el contratista del concreto está
logrando un 100%, qué hace para lograr este porcentaje?
Y tal vez él le pueda darle ideas, ejemplos, cualquier tipo de consejo para
mostrarle a los otros equipos, vean esto es lo que nosotros hacemos, estas son
algunas cosas que ustedes podrían hacer también,
tal vez están prefabricando algo en las vigas antes de ponerlas en sitio, le que
sea, ellos les pueden dar ideas para compartir con los demás.
También puede hablar con el contratista que le está yendo peor en el PPC y
concentrarse en ellos y preguntarles qué es lo que pasa?
Tal vez están trabajando en el área más problemática del diseño, tal vez han
habido muchos cambios en el diseño en ese sitio, el propietario tal vez a
cambiado muchos items.
Tal vez no sea el contratista, de pronto es la fuerza de trabajo que tiene, hay que
buscar el problema real, para que así puedan empezar a trabajar mejor y llegar
a lograr un aumento en su PPC.
Cuando usted muestra esto y habla sobre esto todo el tiempo, automáticamente
verá que todos se van a empezar a emparejar,
porque llegar a una reunión de esta y ver que uno está teniendo un PPC de 25%
puede ser algo humillante.
También tengo una serie de gráficas que puede usar, puede mostrar el
seguimiento del PPC de las reuniones con los propietarios, tal vez a los
arquitectos, ingenieros u otra gente que trabaje en el proyecto.
Cuando llega con tareas para esas reuniones va a poder hacer seguimiento
de las mismas usando el PPC, para ver si están haciendo lo que dicen que van a
hacer
y es una simple gráfica que muestra a qué nivel se está desempeñando cada
uno y también comunica al equipo que debemos lograr esto que nos
comprometimos.
Puede hacer esto en consultoría, en construcción, pero es una muy buena
manera de hacer seguimiento y darse cuenta de qué es lo que realmente
impulsando a su cronograma.
Así que esto es PPC (Porcentaje de Plan Completado)