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Saludos.
Empezamos con el curso dedicado a Excel 2013.
En esta sesión empezamos a conocer la última versión del programa de Microsoft.
El curso comienza desde lo más básico y por lo tanto estas primeras sesiones están pensadas...
para personas que empiezan a utilizar Excel por primera vez y se han encontrado con la versión 2013 del programa.
Si ya tenéis conocimientos de Excel deberéis esperar hasta que lleguemos a temas más avanzados.
De todas las maneras, en mi Blog tenéis material más avanzado para versiones anteriores...
que también puede ser aplicado en su mayoría a la versión 2013 de Excel.
No sé si hace falta comentarlo pero por si acaso...
Recordad que la versión 2013 de Excel sólo funciona en Windows 7 y posteriores.
Es decir si tenéis Windows XP o Windows Vista... no funciona.
Lo de Windows XP es entendible, lo de Windows Vista no tanto.
Pero bueno, es lo que hay y aquí no hay discusión posible.
En esta primera sesión vamos hacer dos cosas.
Empezaré con una pequeña introducción para que empecéis a tener una pequeña idea de...
que es Excel y para que se puede utilizar.
Y en la segunda parte del vídeo empezaremos a dar vueltas por el programa...
Y comentando las diferentes partes del Interface de Usuario del programa.
Es una sesión para empezar a situarnos en el programa.
Bueno pues como os he dicho antes de empezar con el programa...
voy hacer una pequeña introducción para intentar dejar claro que es Excel y para que puede servir.
Para ayudarme en la explicación...
tengo abierto un documento que mostrará varios ejemplos creados en Excel 2013.
Excel en principio es una aplicación que permite crear hojas de cálculo.
La principal idea con la que se crearon las hojas de cálculo fue la de automatizar cálculos...
que de otra manera llevaban mucho tiempo realizarlos.
Luego en principio esa es la función principal, automatizar cálculos.
Con cálculos me refiero a cualquier operación matemáticas que se os pueda ocurrir.
Calcular estadísticas, balances, nóminas, etc...
Lo que se os ocurra.
Por ejemplo en esta primera hoja podemos ver el cálculo de unas nóminas.
Es un cálculo simulado y que seguramente no se parece mucho a la realidad...
pero en su momento será un buen ejemplo para practicar con las fórmulas.
Las fórmulas son la herramienta más potente que tiene Excel.
Aquí por ejemplo, podemos ver una fórmula que nos dice la antigüedad de un trabajador.
Luego ya veis, que no solo hay fórmulas que devuelven resultados numéricos.
Hay muchas más posibilidades.
Ya lo veréis.
Estas de aquí por ejemplo, sí que son operaciones matemáticas de toda la vida.
Sumar, Restar, Multiplicar, etc...
Esta era la idea original de Excel.
Cambiar unos datos de entrada y mediante fórmulas automatizar cálculos.
Por ejempo aquí, podría cambiar las fechas de alta...
o el sueldo base y dependiendo de lo que cambie, los resultados cambiarían.
Pero, ¿Qué ha pasado?
Bueno... pues que este programa se puede decir sin problemas que se ha desmadrado un poco...
y ahora se utiliza prácticamente para todo.
Por ejemplo, en esta hoja tengo creado un gráfico.
Esta es otra de las posibilidades que tiene Excel.
Representar de forma gráfica los resultados o datos que almacenamos.
Este por ejemplo muestra las ventas de dos años, del 2007 y del 2008.
Hay muchos tipos de gráficos diferentes...
que se adaptan a cada situación que queramos representar.
Además si se usan junto con otras herramientas se pueden conseguir cosas interesantes como está.
Fijaros, si activo o desactivo esta casilla de verificación...
el gráfico muestra diferente información.
Esta serie aparece o desaparece.
Esto aunque parezca mentira está hecho con fórmulas, no hay nada "Avanzado" detrás.
Ya os digo que las fórmulas son la herramienta más potente que tiene Excel.
¿Qué más cosas se pueden hacer?
Bueno pues por ejemplo esto.
Aquí tengo los datos de unos trabajadores...
e imaginaros que sólo quiero ver los datos de los trabajadores de Madrid.
Aquí tenemos información de trabajadores de diferentes ciudades.
Y solo me interesa que aquí... en esta zona.
Se vea la información de los de Madrid.
Fijaros, escribo aquí Madrid...
Pulso el botón Buscar... y ya lo tengo.
Solo la información de los trabajadores que tenemos en esa ciudad.
¿Qué he utilizado aquí?
Bueno, pues "Filtros Avanzados" junto con Macros.
Excel tiene algunas herramientas o funciones que se pueden comparar a las de una Base de Datos.
Esto significa que Excel es una Base de Datos... No.
Si vuestra idea es guardar mucha información...
y luego realizar operaciones de filtrado, mantenimiento, alta, baja, de esa información.
Deberíais usar Access.
Excel con el tiempo se os quedará corta...
y además cuantos más datos tenga la hoja, más se penalizará el rendimiento.
Con Access es mucho más difícil que os pase eso, por ejemplo...
Imaginaros que tenéis una hoja con un millón de filas de datos.
Cuando abrís el documento, Excel debe cargar el millón de filas en la memoria RAM del equipo.
Independientemente de si las va a usar todas o no.
Esto penaliza mucho el rendimiento.
Sin embargo en Access no se da esa situación.
Tu base de datos puede tener un millón de filas de datos...
pero Access solo cargará en memoria las que tú le pidas.
Las que uses.
Esto y que Excel tiene muchas limitaciones para trabajar con diferentes tablas de datos...
os debería hacer cambiar de idea.
Ya sé que es muy tentador...
abres Excel y tienes ya las celdas preparadas para guardar millones de líneas de información.
Pero no es una buena idea, hacedme caso.
Para cosas sencillas como esto, bueno....
Pero todo tiene un límite.
Seguimos ya con un último ejemplo de lo que se puede llegar a crear en Excel.
Hay muchas más cosas de las que os estoy mostrando aquí.
Pero es para que os hagáis una idea.
Fijaros en estos datos.
En ellos están guardados los ingresos que se han realizado en unas sucursales.
Tenemos el año, el mes, la sucursal, el tipo de cuenta en el que se ingreso el dinero...
Si era un nuevo cliente y el importe del ingreso.
Ahora imaginaros que llega el jefe y nos dice...
Necesito un resumen de los ingresos realizados por sucursales y tipos de cuentas...
En 5 minutos.
Sin problemas, nos sobran 4 y medio.
Fijaros.
Ya está.
Acabo de crear una Tabla Dinámica que muestra lo que quería el jefe.
Fijaros que con solo unos clics hemos conseguido resumir toda esta información.
Todas estas filas de datos las hemos resumido con muy poco trabajo.
Aquí hemos utilizado una de las herramientas más potentes que tiene Excel...
las Tablas Dinámicas.
Bueno, pues esto es una pequeña parte de lo que se puede hacer con Excel...
y que poco a poco iremos viendo en el curso.
Un programa que cada versión que pasa tiene más y más herramientas y posibilidades.
Y que os puede ahorrar mucho trabajo.
Que es de lo que se trata.
Con diferencia creo que es el programa, con el que antes se pueden lograr resultados sorprendentes...
en cuanto a ahorrar tiempo de trabajo.
Con muy poco "esfuerzo"... te puedes ahorrar mucho trabajo.
Es una herramienta increiblemente potente para obtener estadísticas y analizar datos.
Mucha gente se fija en Excel como almacén de datos.
Pero realmente su punto fuerte es el analizarlos, obtener conclusiones y estadísticas.
En eso es la mejor.
Después de esta pequeña introducción... vamos a empezar con el programa.
Cierro mi documento..
Y lo primero que tenemos que hacer es acceder al programa.
Como siempre para abrir un programa debemos buscar un acceso directo.
Yo, ya lo tengo preparado en el escritorio.
Si no lo tenéis podéis usar la herramienta de búsqueda de Windows.
Cuando escribamos el texto Excel aparecerá aquí.
Yo tengo también instalada Excel 2010, por eso aparecen los dos.
Si estáis utilizando Windows 8 es todavía más fácil.
Si lo veis en la pantalla de inicio o en el escritorio clásico...
lo tengo aquí en la barra de tareas.
Simplemente hacéis un clic encima y se abrirá.
Si no lo veis... es muy sencillo.
Lo único que hay que hacer es escribir el nombre del programa...
o una parte de su nombre.
Y ahí tendréis el acceso para abrirlo.
Conforme escribís, Windows filtra lo que tiene en el equipo dependiendo de lo que escribís.
Yo por el programa que uso para grabar lo hago en Windows 7.
No es compatible con Windows 8 y tengo que seguir en el 7...
o usar máquinas virtuales que no son tan eficientes.
De cualquiera de las maneras que hemos visto, lo abrimos...
Y aquí lo tenemos.
Aquí ya podemos empezar a ver diferencias con lo que pasaba en versiones anteriores.
En versiones anteriores habrías Excel...
y ya te encontrabas con un documento en blanco, preparado para empezar a trabajar.
Aquí no.
Lo primero que aparece es la Pantalla de Inicio de Excel.
En ella debemos elegir entre empezar con un documento nuevo...
o abrir un documento que ya tengamos preparado.
En la parte de la izquierda...
tenemos la lista de los últimos documentos con los que hemos trabajado.
Si nos interesa seguir trabajando en alguno de ellos...
solo hay que hacer clic encima de él y se abrirá.
Si el documento en el que queremos trabajar no está aquí...
podemos pulsar en "Abrir otros Libros".
Y aquí nos da la opción de buscarlo.
Esto ya lo usaremos, ahora de momento nos olvidamos.
Para volver a la pantalla de inicio podemos pulsar aquí, en esta flecha que apunta hacia atrás.
En algunos momentos la manera de interactuar con el programa os puede chocar.
Debéis pensar que Microsoft se ha planteado como objetivo el abrirse a los dispositivos táctiles.
Y algunas maneras de interactuar con los programas se han pensado sobre todo para ese tipo de dispositivos.
Este botón para volver hacia atrás es un ejemplo muy claro.
Recuerda mucho a la opción para volver al paso anterior que tiene Windows Phone.
En la parte de la derecha tenemos diferentes plantillas para crear documentos nuevos.
Por ejemplo, si queremos empezar con un documento completamente vacío...
debemos seleccionar esta opción, "Libro en Blanco".
El resto, son plantillas que nos permiten empezar con algo de trabajo adelantado.
Por ejemplo, si voy a crear un calendario...
puedo utilizar alguna de las opciones que ya me da Excel para no partir de cero.
Yo particularmente, no utilizo estas opciones porque no se adaptan a lo que necesito.
Al final acabas realizando mucho trabajo de personalización que podías haber hecho desde el principio.
Pero bueno, puede haber personas a las que les ahorren trabajo.
A parte de las plantillas que veis aquí...
podemos buscar plantillas alojadas en los servidores de Microsoft.
Por ejemplo, si quiero una plantilla relacionada con nóminas...
Puedo escribir aquí el tema sobre el quiero buscar plantillas y le indico que empiece la búsqueda.
Le costará un poco...
Pasado un rato me mostrará los resultados y ya sólo me queda elegir la que quiero.
Por ejemplo aquí me pone... "Calculadora de nóminas".
Sin más, si alguien está interesado puedo probar el mismo y buscar sobre los temas que le interesen.
Vuelvo a la pantalla de inicio y seguimos.
Para acabar ya con esta pantalla...
Aquí podemos ver una opción que nos dice "Inicie sesión para obtener el máximo rendimiento de Office".
Esta opción sirve para que podamos usar las opciones de almacenamiento en la nube...
que ofrece Microsoft a través de Skydrive, o mejor dicho Onedrive que es como se llamará a partir de ahora.
De momento nos olvidamos de esto, ya hablaremos.
Para empezar seleccionamos la opción de "Libro en Blanco" y empezamos.
Ahora sí, ahora ya estamos dentro de Excel 2013.
Como siempre que comienzo con un curso...
vamos a empezar comentando lo que vemos nada más entrar al programa.
Su Interface de Usuario, las partes que forman la ventana del programa.
Empezamos por la parte superior.
Como todas las ventanas de los programas clásicos de Windows, tiene en la parte superior la barra de título.
En ella podemos ver el nombre del documento en el que estamos trabajando.
Como todavía no lo hemos guardado, tiene un nombre genérico, un nombre que le da Excel.
Em este caso "Libro1".
A la izquierda de la Barra de título tenemos la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
En ella tenemos unos botones que nos permiten realizar rápidamente...
algunas de las operaciones más habituales.
Por ejemplo están las opciones para Guardar, Deshacer y Rehacer.
Esta barra se puede personalizar, por eso en mi caso tiene este botón que vosotros no tendréis.
En ella podemos añadir lo que nosotros pensemos que vamos a utilizar habitualmente.
Pulsando en esta flechilla aparecen más opciones para personalizar esa barra.
Por ejemplo puedo seleccionar la opción de "Nuevo"...
Y así tengo aquí el botón para crear nuevos documentos.
Si lo quiero quitar, repito el mismo camino y así la desactivo.
Entre esas opciones hay una de las novedades que tiene esta versión respecto a las anteriores.
El modo mouse/toque.
Este modo está pensado para los dispositivos táctiles.
Microsoft está poniendo mucho empeño en llegar a este tipo de dispositivos...
y ha lanzado versiones de Office para ser utilizadas en algunos de ellos.
Por ejemplo en el Surface de Microsoft.
Es la Tablet que ha lanzado Microsoft al mercado.
Evidentemente, no es lo mismo usar un programa con ratón y teclado que con los dedos.
Bueno pues... este modo está pensado para que el uso del programa en un dispositivo táctil sea más sencillo.
Fijaros.
Activo esa opción.
Y aparece un botón nuevo que si lo pulsamos... vemos que está activado el Modo mouse.
Es el que está pensado para usar con ratón.
Si ahora seleccionamos el modo "toque"...
Fijaros el cambio.
Todos los botones y herramientas que tenemos en la ventana del programa, se vuelven más grandes.
Para que al acceder a ellos con el dedo, sea más fácil utilizarlps.
Sin más, que sepáis que si usáis Excel desde un dispositivo táctil tenéis esta opción.
Cuando modifiquéis esta opción, debéis tener en cuenta que la activáis para todos los programas.
Veis si abro ahora Word 2013...
también tiene activado el modo "toque".
Esta parte de la ventana tiene los botones y las herramientas mucho más grande de lo normal.
Es una opción global a todos los programas de Office.
Bueno, cierro Word...
Y vuelvo a dejar el modo en "mouse".
Quito también esta opción de esta barra porque no la vamos a usar más.
Seguimos.
Justo debajo de la barra de título, tenemos la Cinta de Opciones o Ribbon, como se conoce en inglés.
Esta cinta está compuesta por diferentes fichas...
en las que están organizadas casi todas las herramientas que ofrece Excel.
Digo casi todas, porque hay algunas que Microsoft las considera obsoletas o en desuso.
Y no están accesibles desde aquí.
Pero es muy raro que vayáis a necesitar algo que no esté en esta cinta de opciones.
Para acceder a cada ficha es muy fácil...
solo hay que hacer clic en el nombre de la ficha y accedemos a ella.
Estan organizadas por funcionalidad.
Por ejemplo en la ficha Insertar tenemos todos los objetos que no se pueden escribir directamente en una celda.
Los que podemos insertar sobre las hojas.
Por ejemplo tenemos gráficos.
O en la ficha "Fórmulas"... tenemos todo lo relacionado con esa herramienta de Excel.
En ella tenemos la posibilidad de usar funciones dentro de fórmulas...
O podemos usar las herramientas que ofrece Excel para encontrar errores en las fórmulas.
Poco a poco iremos usando todo.
Las fichas están divididas en grupos, por ejemplo en la ficha Inicio tenemos...
El grupo Portapapeles, Fuente, Alineación, etc...
Algunos grupos tienen en la parte inferior una especie de botoncillo, si lo pulsáis...
Aparecerán ventanas en las que todavía tenemos más opciones relacionadas con el grupo.
Por ejemplo, aquí estamos viendo todas las opciones del Formato Fuente.
Aquí no están todas.
En esta ventana si que podemos utilizar todas las que tenemos en ese sentido.
Aquí fuera, nos deja las más habituales.
Poco a poco, que hay muchas cosas. Excel es casi infinito...
La cinta de Opciones se puede personalizar, pero de momento sólo os voy a contar lo siguiente.
Ahora mismo la estáis viendo desplegada.
Es decir, veis el contenido de la ficha en la que estáis en ese momento.
Pero... también se puede replegar.
Fijaros, si pulso esta flechita... ya está replegada.
Ahora, para acceder al contenido de una ficha tengo que hacer clic en su nombre...
y lo veo de nuevo.
Pero...
Si me voy a otra parte de la ventana, por ejemplo a una celda... vuelve a desaparecer.
Hay gente a la que le gusta tenerla así para tener más espacio de trabajo...
pero bueno para gustos colores.
¿Cómo la vuelvo a dejar como estaba?
Bueno, pues como siempre pasa en estos programas... hay muchas maneras de hacerlo.
Por ejemplo, con este botoncillo situado en la parte derecha de la barra de título.
Si lo pulsáis aparecerán las opciones que tenemos para controlar el comportamiento de la cinta de opciones.
Ahora tenemos activada la opción para mostrar solo las pestañas, los nombres de las fichas.
Si selecciono la opción "Mostrar pestañas y comandos" se vuelve a quedar como estaba de serie.
Todavía podemos llegar más lejos, si lo necesitamos podemos ocultar toda la parte superior de la ventana...
incluidos los nombres de las fichas.
Incluso la "Barra de Herramientas de Acceso Rápido".
Accedo al botoncillo y selecciono la primera opción, "Ocultar automáticamente la cinta de opciones".
La selecciono y se oculta todo.
Fijaros que ha deaparecido toda la barra de título.
Si quiero mostrarla temporalmente para acceder a alguna herramienta, puedo hacer un clic aquí.
Y se muestra de nuevo.
Si me vuelvo a situar en otro sitio, por ejemplo en una celda volverá a desaparecer.
Pero fijaros que desaparece todo.
Es como si vieramos el documento a pantalla completa.
Como os podéis imaginar, para dejarla igual...
volvemos al botoncillo y seleccionamos la tercera opción.
Bueno, además del botoncillo hay otras posibilidades que voy a comentar rápidamente.
Por ejemplo, haciendo doble clic en el nombre de las fichas puedo replegar...
o mostrar.
Dependiendo de como esté, hará una cosa u otra.
Y como no, con el botón secundario del ratón...
también lo podemos hacer usando la opción de "Contraer la Cinta de Opciones".
Esta opción la repliega o la muestra.
Bueno, vamos a dejar todo como estaba y seguimos.
La Cinta de Opciones tiene una ficha... que en realidad no es una ficha como las demás, la ficha Archivo.
Aunque parece que forma parte de la Cinta de Opciones...
tiene un comportamiento completamente diferente a las demás.
Si la pulsamos... se oculta todo el Interface de Excel y aparecen las opciones generales del programa.
Aquí tenemos las típicas opciones de "Guardar", "Abrir", "Nuevo", "Imprimir", etc...
Por ejemplo si accedemos a la sección "Nuevo" veremos parte de lo que aparecía al abrir el programa.
Tenemos aquí las opciones para crear nuevos documentos.
Ya iremos comentando poco a poco esto...
aquí hay muchas cosas interesantes pero las iremos contando conforme las necesitemos.
Para volver a Excel, podemos pulsar el botoncillo con la flecha...
y ya estamos otra vez en la ventana de Excel.
Bueno... lo siguiente con lo que nos encontramos en la ventana de Excel es la "Barra de Fórmulas".
En ella podemos modificar el contenido de la celda que tengamos seleccionada.
Aunque se le llama "Barra de Fórmulas" en ella se puede modificar el contenido de cualquier celda...
no tiene por qué tener una fórmula la celda.
Si por ejemplo escribo aquí mi nombre... no es una fórmula.
Y el contenido ha ido a parar a la celda que tenía seleccionada.
No os preocupéis que ya veremos como se crean fórmulas y para que sirven.
En esa barra, hay otra zona en la parte izquierda... que se llama "Cuadro de Nombres.
Aunque parece que su única función es la de indicar que celda está seleccionada, esto no es así.
De hecho, yo diría que esa función es una tontería comparado con otras cosas que se pueden hacer ahí.
Ya hablaremos de esto.
De momento os tenéis que ir quedando con los nombres de las cosas que estamos viendo.
Justo debajo de la "Barra de Fórmulas" empieza el área de trabajo de Excel.
Tenemos una hoja de trabajo, una hoja compuesta por celdas.
Los documentos de Excel se llaman Libros y estos están compuestos por Hojas.
Este en concreto sólo tiene una hoja.
Por defecto en la versión 2013 de Excel los libros se crean con una sola hoja.
Las hojas de Excel tienen unas dimensiones enormes, tienen 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
El número de hojas inicial ya os he comentado que es uno, pero se pueden añadir más.
El límite dependerá de la capacidad de vuestro equipo, a más memoria RAM... mayor número de hojas.
Vamos que al que se le quede corto Excel...
es que hace mucho tiempo que se ha equivocado de programa.
Acabamos ya con el Interface de Usuario.
Lo último que podemos ver en la ventana de Excel es la "Barra de Estado".
Aqui donde pone "Listo".
La función principal de las barras de estado suele ser...
la de dar información sobre el documento en el que estamos trabajando.
Pero de momento sólo os voy a comentar lo que a mí me parece más útil, el Zoom.
En la parte de la derecha tenemos esta sección con la que lo podemos controlar.
Podemos acercarnos...
O podemos alejarnos con estos botoncillos que tenemos aquí.
También lo podemos hacer arrastrando esta barra.
Evidentemente cuanto más os alejéis, más difícil es trabajar...
pero nos puede servir para ver una perspectiva mejor del documento.
Si hacéis doble clic en el porcentaje os aparecerán más opciones para ajustar el Zoom.
Por ejemplo si tengo celdas seleccionadas...
Y uso la opción de "Ajustar la selección a la ventana"...
El zoom se ajusta para que veamos lo más cerca posible las celdas seleccionadas.
Sin más, como siempre muchas opciones para que trabajemos lo más cómodos posibles.
Bueno, pues ya hemos comentado lo que de momento os quería contar sobre la Interface de Usuario de Excel.
Y lo que os quería contar en esta sesión, que ha servido para dar una vuelta por el programa.
Y para mostraros algunas de las posibilidades que ofrece.
En esa primera parte os he mostrado ejemplos de lo que se puede hacer.
Pero ya os he dicho que es muy poco comparado con lo que realmente se puede hacer.
Nada más.
En la siguiente sesión empezaremos ya con el trabajo en Excel.
Es un programa que tiene una curva de aprendizaje muy rápida...
y en pocas sesiones estaremos haciendo cosas que ni os imagináis.
Gracias por ver el vídeo y nos vemos en la siguiente sesión.