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Crear un proyecto (vídeo tutorial)
La flexibilidad de Wrike son una característica que te permite organizar todos los proyectos
dentro de un espacio de trabajo.
Gracias a la innovadora disposición en 3 paneles, los equipos pueden ver todo lo importante en una pantalla:
la jerarquía del proyecto en el panel izquierdo,
la lista de tareas en el panel del medio y la información detallada de la tarea en el panel de la derecha.
Esta solución te da una visibilidad sin igual de las operaciones del proyecto y
te ayuda a evitar la pérdida de tiempo y centrarte cuando se cambia entre docenas de pestañas y ventanas.
Crear carpetas y subcarpetas
Para planificar un proyecto en Wrike hago clic con el botón derecho en “Mis carpetas”,
escojo “Añadir carpeta”, escribo el nombre de mi proyecto “Presentación comercial”
y pulso Intro en mi teclado.
¡La carpeta del proyecto ya está creada!
Wrike usa el término genérico “carpeta” en lugar de términos específicos como “proyecto”, “subproyecto”, “subtarea”,
“departamento”, “etiqueta”, etc. debido a que no queremos limitar lo que se almacena en Wrike
y cómo se organiza.
Volvamos a planear nuestra visita a la presentación comercial.
Para elaborar el plan también creé una subcarpeta haciendo clic con el botón derecho en "Presentación comercial"
y escogiendo “Añadir carpeta”.
A continuación, escribo “Stand” y pulso “Intro”.
Se crea una nueva subcarpeta.
Las subcarpetas son una manera práctica de organizar subproyectos,
establecer objetivos con múltiples hitos y componer tareas.
A continuación, repito estos dos pasos sencillos para crear subcarpetas para “Folletos” y “Presentación”.
Si, por error, pongo una subcarpeta en el lugar incorrecto,
puedo arrastrarlo y soltarlo en su sitio correcto.
Si necesitas añadir más detalles a la carpeta,
cambia a la pestaña “Información de la carpeta”.
Aquí puedes renombrar a la carpeta,
añadir etiquetas,
compartirla, añadir una descripción,
adjuntar archivos
y añadir comentarios.
Crea y edita tareas
Una de las claves principales para conseguir que se hagan las cosas
es tener una visión clara del siguiente elemento a ejecutar de tu proyecto.
Esto te ayuda a evitar informes vagos,
como “el proyecto está completo al 90%”, lo que puede ser engañoso en muchos casos.
Con Wrike puedes descomponer los proyectos en tareas simples que pueden estar tanto
completas como incompletas.
Con este enfoque se logra un seguimiento sin ambigüedades del progreso y, por lo tanto, puedes ver
claramente el estado en el que está tu proyecto.
En base a esta idea, voy a elaborar mi propia planificación del proyecto.
Dividiría mi subproyecto “Stand”
en tareas simples. Selecciono la carpeta “Stand” del panel izquierdo de mi espacio de trabajo
y pulso el signo “más" que hay arriba.
A continuación, escribo el nombre de la tarea “Seleccionar una ubicación de ambos” y pulso “Intro”.
¡Se crea una nueva tarea! De la misma forma crearé otras tareas.
Ahora puedo introducir los detalles de la tarea.
Asignaré las tareas y estableceré sus fechas de vencimiento.
Si no tienen un plazo,
como en el caso de la tarea “Recoger ideas para la próxima presentación comercial”, puedo establecer estas tareas como
en espera y trabajar en ellas más tarde dependiendo del nivel de prioridad.
Etiquetar tareas y subcarpetas
Aparte de la presentación comercial, también tengo muchas tareas para mi diseñador que previamente
dejé sin organizar dentro de “Mis carpetas”. Para mantener todas las tareas similares en un único sitio
y poder acceder rápidamente a ellas, creo una carpeta llamada “Diseño” y muevo
las tareas que tienen que ver con el diseño arrastrándolas y soltándolas allí. Si tienes un montón de tareas que mover,
puedes seleccionarlas todas manteniendo pulsado el botón “Mayús”
o marcando las casillas de la izquierda.
A continuación, mueve un lote de tareas a la ubicación deseada simultáneamente.
Algunas tareas, como “Crear un modelo de pancarta” están obviamente relacionadas con mi presentación comercial.
De todas formas, también es una tarea de diseño.
En este caso, la posibilidad en Wrike de etiquetar una tarea con varias carpetas es muy útil.
Esto es lo que ves: una tarea en diferentes vistas y compartida con diferentes equipos.
Para etiquetar la tarea “Crear un modelo de pancarta” como la tarea de diseño,
hago clic en la carpeta "Diseño”,
la llevo a la tarea y, a continuación, suelto el botón del ratón.
La tarea se incluye o, en otras palabras, se etiqueta
en dos carpetas: “Stand” y “Diseño”.
Es la misma tarea, no una copia. Así que cuando se cambia en una de las carpetas,
se reflejará el cambio en la otra carpeta.
De la misma forma puedes crear una subcarpeta visible para varias carpetas. Hago clic en la carpeta "Folletos”
y la muevo a la carpeta “Diseño” manteniendo pulsado el botón "Control”.
La posibilidad de poner un elemento en varias carpetas es una característica única de Wrike.
Gracias a ello es muy fácil que diferentes equipos trabajen y compartan tareas
manteniendo una única estructura en su espacio de trabajo.
Para saber más del tema, vean el vídeo “Cómo compartir”.