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Saludos. Empezamos con un curso nuevo para el Blog y el Canal, curso de Access.
Bueno, en realidad son dos. Uno para la versión 2010 y otro para la versión 2013.
He decidido hacer dos cursos diferenciados, uno para cada versión y así no tendremos problemas.
La versión 2010 seguramente será la versión más distribuida de Access...
pero como poco a poco irá avanzando la 2013 he decidido hacer vídeos de las dos.
En realidad no hay muchas diferencias en lo principal...
Pero como en la encuesta que hice había mucha gente que pedía la 2010 y yo quiero pasarme ya a la 2013...
Así estamos todos contentos.
Esta primera sesión es un tanto atípica porque no habrá un vídeo para cada versión.
Lo que os voy a comentar en esta sesión son conceptos generales sobre bases de datos y no merece la pena hacer dos versiones.
Las pantallas que veáis de Access, en su mayoría se corresponderán con la versión 2013, pero en la versión 2010 son similares.
No os preocupéis porque esta sesión es más bien de "culturilla popular" sobre bases de datos.
No de cómo crear una base de datos en Access.
Antes de empezar os voy a comentar un par de detalles más a tener en cuenta.
Muchos ya me conoceréis por mis vídeos de Excel.
Con Excel tengo ya muchos años de experiencia y entre comillas me puedo considerar como una persona experta, con cierto nivel.
Con Access también llevo muchos años pero sin ninguna duda, no me cuesta nada reconocerlo...
Mis conocimientos no son tan amplios como los de Excel.
Os cuento esto, porque crear una base de datos es un proceso largo y en el que hay que seguir varias normas no escritas...
para luego no tener problemas.
Dependiendo de la personas con las que os encontréis a la hora de formaros en Access, la aplicación de estas normas puede variar mucho.
Por decirlo de alguna manera, aunque hay unas normas que sería bueno que todos cumpliéramos...
Cada uno las adaptamos a nuestras manías y costumbres.
Esto puede hacer que alguna de las cosas que yo plantee, otra persona os las explique de diferente manera.
O incluso que vosotros las hagáis de otra manera.
Lo que yo os voy a contar es mi manera de hacer las cosas y de esta manera nunca me he encontrado con problemas sin solución...
O en callejones sin salida.
Pero como os digo, puede haber divergencias a lo que yo haga y otros caminos diferentes.
Ahora, el otro detalle antes de comenzar.
Este tema es algo complejo y espeso.
Y para evitar en la medida de lo posible que os rindáis, simplifico mucho las cosas. A que me refiero con esto.
Voy a explicar todos los detalles de Access pero de la forma más sencilla y práctica que pueda.
Sin centrarme mucho en tecnicismos del diseño de bases de datos.
La idea es que cualquiera aprenda a crear una base de datos, no sólo unos pocos privilegiados con ciertos conocimientos técnicos.
Bueno, una vez comentado esto empezamos con el curso.
El que tenga ya Access abierto y preparado para ir repitiendo los pasos que yo haga... solo le puedo decir que cierre el programa.
Incluso si esto fuera un curso presencial, le diría que apague el ordenador. Pero aquí por razones obvias no os lo puedo decir.
Antes de empezar con el trabajo en el ordenador tenemos que hablar de muchas cosas.
Ese suele ser el error más repetido por las personas que no tienen conocimientos de Access.
Ponerse a trabajar directamente en Access.
Esto solo os llevará a malas soluciones y a tener que desechar trabajo ya realizado.
Para empezar vamos con un poco de "culturilla popular" sobre bases de datos.
Voy a comentar desde que es una base de datos a cómo hay que realizar el diseño, previo al trabajo directo en Access.
Primero, ¿Qué es una base de datos?
En realidad, no nos damos cuenta pero a diario estamos interactuando continuamente con bases de datos...
más o menos complicadas en cuanto a diseño.
Por ejemplo, la agenda en la que tenemos guardados los contactos en nuestros móviles es una base de datos.
Muy sencilla, pero lo es.
O cuando vamos al cajero del banco para consultar las operaciones o sacar dinero...
También estamos interactuando con una base de datos.
Mmucho más grande y compleja en cuanto a su diseño que la del móvil, pero es una base de datos.
Otro ejemplo.
La Seguridad Social, no es más que una compleja base de datos en la que se almacenan nuestros datos laborales.
En cuantos trabajos hemos estado, cuanto tiempo, etc...
Un último ejemplo, aunque dista mucho de ser un buen ejemplo de base de datos.
El típico archivador que puede existir en una oficina, en el que se organiza la documentación por orden alfabético...
También podría considerarse una base de datos.
En este caso no es un buen ejemplo, precisamente las bases de datos informáticas intentan sustituir a ejemplos como este.
Pero también se puede considerar una base de datos.
Podríamos seguir poniendo más ejemplos que servirían para daros cuenta que a diario...
estáis rodeados de bases de datos con las que interactuáis.
Con esto que os he comentado hasta aquí...
ya podríamos dar una primera definición de que es una base de datos o que características debe tener.
Muy básica, pero que resume bastante bien lo que es.
Podríamos empezar diciendo que una base de datos es un conjunto de datos.
Este conjunto de datos debe estar almacenado de forma correcta, siguiendo una estructura.
Para que a la hora de guardar la información no se cometan errores.
Como por ejemplo, el de la repetición de información.
Es uno de los errores que más se cometen.
Además la organización de los datos debe permitir un acceso rápido y eficaz a la información almacenada...
Para que podamos consultar, modificar, eliminar o añadir toda la información que necesitemos.
Esto es muy importante, las bases de datos no sirven sólo para almacenar...
Hay que tener en cuenta que luego alguien consultará esa información, o la modificará...
Alguien trabajará con esa información y lo debe hacer con la máxima eficiencia posible.
Con todo esto que os acabo de comentar...
también destacaría ya algo que os recordaré muchas veces durante el curso.
Yo aquí ya veo dos papeles claros en cuanto a cómo nos vamos a relacionar con una base de datos.
El papel del diseñador de la base de datos y el papel del que usará la base de datos.
Cuando hagáis una base de datos os deberéis poner en los dos papeles.
Es muy importante que diseñéis la base de datos para que el usuario más torpe sea capaz de usarla sin problemas.
Y por eso os deberéis poner en las dos situaciones.
Muchas veces los diseñadores no se ponen en el papel del usuario...
y acaban haciendo bases de datos muy eficientes en cuanto a almacenar la información.
Pero muy toscas y poco usables en cuanto al usuario final.
En este curso nos vamos a centrar en aprender a crear Access, en aprender a crear bases de datos.
Nos pondremos en el papel del usuario final pero solo para evitar que cometan errores...
y para que la base de datos sea fácil de usar.
Pero usar una base de datos, si está bien diseñada, lo puede hacer cualquiera.
Diseñarla no.
Es un trabajo muy minucioso y que requiere ciertos conocimientos que iremos cogiendo a lo largo del curso.
Aquí por ejemplo podemos ver un formulario en la vista de uso, en la que usará el usuario final.
En la primera ficha podemos ver las citas que tendremos hoy con los clientes.
Y en la segunda...
Podemos ver los costes del proyecto que seleccionemos.
Seleccionando un proyecto me muestra el coste económico y en horas de trabajo del proyecto.
También muestra unos gráficos con esos mismos datos.
Esta sería la vista de uso, en la que el usuario sin conocimientos de Access puede trabajar.
Y aquí lo tenemos en la vista en la que se diseña, en la que se crea.
Durante el diseño de las bases de datos estaremos cambiando continuamente de un lado al otro.
Para comprobar que los cambios que hacemos funcionana como queremos.
Seguimos.
Lo siguiente que podemos comentar sobre las bases de datos es que hay diferentes tipos.
En realidad, a mi más que de tipos, me gusta hablar de formatos.
Tenemos bases de datos en formato Access, SQL Server, Oracle, etc...
Cada fabricante de Bases de Datos ha creado sus propios formatos propietarios que siguen sus normas para almacenar la información.
Pero no os preocupéis, en realidad son todos muy parecidos y todos siguen un principio similar en su diseño.
Todos se basan en un diseño relacional.
Un diseño en el que las tablas que forman la base de datos están relacionadas entre sí.
No os preocupéis si no sabéis que son las tablas porque enseguida hablaremos de ellas.
En realidad, todas las recomendaciones que os voy a dar en estas primeras sesiones...
sirven para cualquier tipo de base de datos.
Por ejemplo, el diseño inicial de una base de datos en Access o en SQL Server es muy similar en muchos detalles.
Evidentemente cada tipo tiene sus "cosillas", pero comparten muchas partes del proceso de creación.
Aquí podemos ver todas las tablas que componen el ejemplo que he mostrado hace un momento.
Las líneas que hay entre las tablas son las relaciones que se han creado entre ellas para que el diseño funcione.
Seguimos.
Una de las diferencias más importantes que hay entre estos tipos de bases de datos, son los objetos que las componen.
Me explico.
Hay algunos objetos comunes a cualquier tipo de base de datos...
pero hay otros que solo aparecen en determinados tipos o formatos.
Todos los tipos de bases de datos tienen un objeto común, que es el más importante, las tablas.
Las tablas son la parte más importante de una base de datos porque son las que van a contener la información.
Son las que almacenarán los datos.
No hay otro objeto de los que pueden formar una base de datos que contenga información.
La información está siempre almacenada en las tablas.
Diseñar las tablas que tendrá una base de datos...
es la tarea principal que tenemos antes de empezar a trabajar en el ordenador.
Deberemos pasar por una fase previa de diseño en la que decidiremos como serán las tablas...
que dan solución a nuestras necesidades.
Esto lo haremos enseguida con varios ejemplos, es la parte más importante de la creación de una base de datos.
Si partís de un mal diseño, todo lo que venga después se hace sobre una mala base que tarde o temprano fallará.
Aquí podemos ver una tabla en la vista en la que se trabaja con la información.
Esta es la vista de hoja de datos.
Aqui se puede añadir datos, eliminar, modificar, etc...
Y este sería el lado del diseño, en el que se crea la estructura que almacenará los datos.
Ya llegaremos, no os preocupéis.
Seguimos.
Vamos con el siguiente objeto que forma una base de datos, aquí ya puede haber diferencias entre un tipo u otro.
Sobre todo en cómo se llaman.
Necesitamos Consultas.
Por ejemplo en SQL Server se llaman Vistas pero la idea es la misma.
Las consultas, entre otras cosas, sirven para obtener la información de las tablas.
Por ejemplo en una tabla en la que se guarden citas, están todas las citas juntas.
Pero igual sólo quiero ver las de hoy, o las que tengo con un determinado cliente...
Bueno, pues esto lo puedo conseguir con las consultas.
Podríamos decir que su función principal es la de filtrar la información de las tablas...
para quedarnos solo con la información que nos interesa.
Es lo que se conocen como Consultas de Selección.
Consultas que seleccionan, filtran parte de la información.
Que son las que más se utilizan.
Aquí podemos ver un ejemplo en funcionamiento.
En la tabla citas tengo todas las citas almacenadas.
Pero con esta consulta puedo obtener solo las que tengo pendientes hoy.
Al abrirla solo veo la información de esas citas.
Fijaros que el resultado de una consulta es similar a lo que podemos ver al abrir una tabla.
Pero solo se ve la información que nos interesa.
De todas las maneras ya os aviso que nunca trabajaremos directamente con las tablas y las consultas.
Usaremos otras cosas más usables.
Me explico.
Por ejemplo este formulario en el que se ven las citas que tenemos hoy... utiliza una consulta.
Luego... más adelante lograremos integrar consultas y tablas con formularios.
Así todo quedará todo mucho más usable y sencillo.
Ya llegaremos.
Seguimos.
Como veremos a lo largo del curso hay más tipos de consultas a parte de las de Selección.
Por ejemplo tenemos consultas de eliminación, de actualización, de creación de tabla, etc...
Hasta aquí, hemos hablado de lo que cualquier tipo de base de datos debe tener.
Las tablas para almacenar la información y las consultas para poder trabajar con la información de las tablas.
A partir de aquí ya entramos en características propias de Access y que no comparte con los otros tipos de bases de datos.
Por ejemplo, Formularios.
Esto que estáis viendo aquí es un formulario.
Los formularios son pantallas que podemos crear en la base de datos para trabajar con la información de una manera más sencilla.
Se puede abrir una tabla y trabajar con toda la información de una tabla.
Pero siempre es mucho más cómodo y menos peligroso hacerlo con ventanas que nos dejen claro que es lo que podemos hacer.
Por ejemplo para crear una cita, es mucho más fácil abrir este formulario y rellenar la información...
Que abrir la tabla y crear aquí la cita.
Es más fácil confundirse aquí... modificar lo que no debes.
Que hacerlo en un formulario creado para esa función.
Cuanto más llevemos al usuario por el camino correcto y le dejemos tocar solo lo que queremos que toque...
Menos problemas tendremos.
Por lo tanto los formularios son una herramienta que facilitan la interacción del usuario con la base de datos...
y además evitan que entren donde no deben entrar.
Como podéis ver es que así se trabaja mucho más cómodo, es como crearte aplicaciones a medida.
Seguimos.
Es importante resaltar que los formularios son una característica de Access.
Otras bases de datos como SQL Server no disponen de formularios pero es que son diferentes tipos de bases de datos.
Access es un programa pensado sobre todo para crear bases de datos de escritorio.
Bases de datos que se utilizan de forma local en los equipos.
Aunque una base de datos de Access se puede usar a través de la red no es su característica más potente.
Otras tipos de bases de datos como SQL Server están diseñadas para acceder a ellas desde otros equipos y por otros medios.
Son lo que se conocen Servidores de Bases de Datos.
Por ejemplo, cuando accedemos a una página Web en la que podemos realizar compras....
Toda la información de los productos que vemos está almacenada en una base de datos que puede ser de SQL Server.
Para acceder a esa información se ha tenido que crear una página que se comunique con la base de dato.
Y que responda a nuestros pasos en la navegación de la página.
Si en la página le digo que quiero ver los productos de la categoría Electrónica...
la página hará una petición a la base de datos de los productos de esa categoría.
Y cuando devuelva esa información, la página la mostrará.
Por lo tanto Access permite crear bases de datos que no necesitan nada más para trabajar con ellas.
Por decirlo de alguna manera las bases de datos de Access son autónomas.
Tienen todas las herramientas necesarias para relacionarte con ellas.
Sin embargo otros tipos de bases de datos solo te dan el almacén, las tablas...
Y las consultas que permiten interactuar con la información.
El resto, el presentar la información de una manera visual...
se tiene que hacer con herramientas externas.
De todas las maneras esto no significa que Access sea mejor que SQL Server, por ejemplo.
SQL Server tiene un rendimiento inalcanzable para Access cuando se trabaja en Red,
cuando se accede a la información desde sitios remotos.
Son tipos de bases de datos creados para cubrir diferentes necesidades.
Ni uno es mejor, ni el otro es peor.
Pero Access para ser la "pequeña" de la familia, os puedo asegurar que da mucha guerra.
Seguimos con los objetos propios de Access.
Lo siguiente serían los Informes.
Esta herramienta sirve para mostrar información por la impresora.
Es decir, si por ejemplo necesitará un listado en papel de las citas que voy a tener hoy...
Lo puedo obtener con un informe.
Es como crear documentos en Word, o parecido.
Porque en comparación con Word están mucho más limitados en cuanto a formatos, por ejemplo.
Son documentos que se combinan con los datos que tenemos en la Base de Datos.
Otro ejemplo de su uso.
Si tengo guardadas en la base de datos facturas...
podría crearme un informe para sacar copias impresas de las facturas.
De todas las maneras, en mi opinión esta es la peor herramienta de las que tiene Access.
Sigue costando mucho trabajo crear buenos informes y las opciones de formato no son tan potentes como las de Word.
No sé porque Microsoft no logra una mejor integración de Word con Access...
para usar toda la potencia de Word en los informes.
Pero bueno, siempre queda la programación para lograr que Access se integre perfectamente con Word...
y lograr lo que deberían ser los informes de Access.
Aquí podéis ver el Informe de la Factura de un proyecto.
Aquí se puede ver mejor.
Esto sería lo que sacaría por la impresora.
Utilizando otras herramientas de Access podemos lograr que en lugar de crear el informe y mostrarlo...
Cuando se pulse el botón, se imprima directamente sin visualizar.
Ya llegaremos.
Seguimos.
A partir de aquí hay dos objetos más que pueden formar parte de las bases de datos de Access...
pero que no tienen una representación visual clara.
Macros y Visual Basic.
Con las Macros podemos automatizar tareas o conseguir una mejor interacción con la base de datos.
Por ejemplo...
Al pulsar Aceptar para crear una cita, se comprueba si se han rellenado los datos que están en rojo.
Si no lo están, aparece este mensaje que veis en la pantalla.
Bueno, pues esto está hecho con macros.
Ese control, está hecho a base de macros.
Con macros hemos mejorado la usabilidad de este formulario y la interacción con el usuario.
Ya llegaremos a esta parte, que es una de las más entretenidas y divertidas de Access.
Y por último Visual Basic.
Access al igual que el resto de aplicaciones de Office dispone de VBA, Visual Basic para aplicaciones.
Con este lenguaje de programación podemos desarrollar las bases de datos a nuestro gusto,
superando las limitaciones que impone Access.
Funcionalidades o características que no vienen de serie se pueden crear.
Por ejemplo la mejor integración entre Access, Excel y Word que se puede conseguir se consigue con programación.
Un detalle, en Excel se suele hablar de Macros y VBA como si fueran lo mismo, que en cierta manera lo son.
En Access, no tiene nada que ver una cosa con la otra, son herramientas completamente diferentes.
Las macros se diseñan utilizando lo que se llaman Acciones-
Aquí podemos ver las acciones que se usan en el botón que os acabo de comentar.
En el que controlaba si los datos se habían escrito.
Así se crean las macros.
Y el código se crea en el editor de VB escribiendo líneas de código.
El editor es una herramienta que llevan incorporada todos los programas de Office.
O casi todas.
Aquí podemos ver algo de código que se encarga de actualizar el origen de datos de unos controles de formulario.
Las macros está más limitadas que el código pero es una herramienta que Microsoft va mejorando versión tras versión...
y cada vez son más potentes.
Pero bueno ya hablaremos, esto queda un poco lejos todavía.
Bueno, pues esto es lo que forma una base de datos de Access.
Más o menos en el orden en el que he comentado los objetos, es en el que los iremos conociendo.
Por finalizar ya con esta sesión, aclaramos algunos detalles más de Access.
Para empezar, Access no es una base de datos.
Es un programa que permite crear bases de datos en su formato nativo, en formato Access.
Es lo que se conoce como un RDBMS o SGBDR.
Un Relational Data Base Management System o Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional.
Access es una aplicación muy completa que permite crear, modificar o trabajar con bases de datos.
Una base de datos es el resultado final que se crea con Access.
Otro detalle.
Existe la creencia de que una base de datos de Access es un solo archivo en el que están todos los objetos que acabamos de comentar.
Pero no tiene por qué ser así.
Una base de datos se puede dividir a su vez en varias bases de datos, en varios archivos.
Por ejemplo en un archivo puedo tener las tablas.
Y en otro tener las consultas, los formularios, los informes, etc...
Esto se suele hacer cuando necesitas que tu base de datos sea accedida desde diferentes equipos.
Los datos estarían en un solo lugar, pero en cada equipo independiente...
tendrías una copia de la base de datos que contienen los formularios, consultas, etc...
Resumiendo, datos en un solo equipo y en el resto de equipos la Interfaz de Usuario de la base de datos que permite interactuar con los datos.
Pero bueno, ahora no os preocupéis todavía por esto.
Simplemente que os suenen estas cosas.
Poco a poco.
¿Qué toca ahora?
Bueno, pues después de esta pequeña sesión teórica de introducción a lo que es una base de datos...
Pasamos a la parte práctica, al diseño de una base de datos.
Pero esto ya es para la siguiente sesión.
Como es un proceso muy largo lo voy a dividir en varias sesiones que así se hará más llevadero.
Nada más, nos vemos en la siguiente sesión.
Gracias por ver el vídeo.