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Si estás diseñando una aplicación con mucho contenido, como un sitio web,
hay varios motivos para usar Alfresco en vez de una simple base de datos.
En esta rápida evaluación de Alfresco, os daré los diez motivos más importantes.
En primer lugar, rendimiento del contenido.
Las bases de datos son geniales para almacenar texto y números, pero con información más compleja
almacenan lo que se conoce como Blobs, Objetos Binarios Grandes,
pero no saben cómo gestionarlos intrínsecamente.
Pueden albergarlos, pero no saben hacer nada con esos objetos.
Por el contrario, con Alfresco puedes almacenar esa información directamente en su formato original
y obtener un rendimiento máximo.
En segundo lugar, la flexibilidad del modelo de contenido.
Con una base de datos, para almacenar atributos o información sobre ciertos tipos de datos,
también conocidos como metadatos,
hay que predefinir un número de columnas en la estructura de la base de datos.
Al principio está muy bien, pero con el tiempo es más difícil modificarlo.
Con Alfresco puedes desarrollar tu modelo de contenido con un concepto llamado Aspectos.
Se pueden aplicar distintos metadatos a distintos objetos del sistema
según tus necesidades y desarrollar así la gestión del sistema.
En tercer lugar, la seguridad granular del contenido.
Las bases de datos definen niveles de acceso hasta el nivel de una tabla.
No llegan al nivel de filas individuales o documentos.
Alfresco aporta un nivel de granularidad a la hora de definir el acceso a distintos objetos
para controlar qué se puede ver y qué se puede hacer
y modificar distintos tipos de información en el repositorio.
En cuarto lugar, colaboración de contenido y control de versiones.
Las bases de datos no saben cómo gestionar
la autoría colaborativa de información.
Una cosa es poder almacenar un documento nuevo,
pero algo muy distinto es mantener y acomodar
todos los procesos que entregan documentos nuevos en un repositorio.
Alfresco te permite hacerlo directamente
ya que activamos el control de versiones y las capacidades de seguridad,
y también las funciones colaborativas mediante Alfresco Share,
que permite crear espacios de colaboración, invitar a miembros del equipo
y hacer todo para crear nuevas versiones de la información.
En quinto lugar, la búsqueda de texto completo y metadatos.
Las bases de datos sirven para albergar información textual,
atributos o metadatos.
Algunas pueden crear índices del contenido de los documentos,
pero hay muchas variantes.
Las bases de datos tienen esa función o no, dependiendo de lo que utilices.
Alfresco te permite aplicar flexibilidad en ambos casos,
ya sea información dentro del documento, metadatos o las dos cosas.
Puedes indexar, buscar y recuperar la información de forma individual.
En sexto lugar, reglas de contenido automatizadas.
Ahora que tenemos estos activos controlados,
¿cómo procesamos la forma en que se mantienen en el sistema?
Las reglas de Alfresco te permiten, a través del interfaz de usuario,
crear un procesado de documentos automatizado, independientemente de cómo se añaden al sistema.
Así te aseguras que la información se mantiene y se procesa de forma consistente.
En séptimo lugar, un flujo de trabajo out-of-the-box,
que es un buen ejemplo de algo relacionado con las reglas.
Al igual que con la colaboración, las bases de datos no saben
desarrollar capacidades de flujo de trabajo.
Tendrías que crearlo tú mismo o incorporar un flujo de trabajo de un tercero.
Alfresco ha incluido como parte de su repositorio capacidades de flujo de trabajo
para controlar las revisiones a la vez que delegas y permites a la gente mantener sus activos.
Puedes delegar y a la vez controlar cómo hacen las cosas,
auditar e informar sobre lo que ocurre en un repositorio.
En octavo lugar, notificaciones.
Podemos suscribir e informar a miembros de un equipo
sobre cambios o revisiones de un documento,
cuando se añaden a un espacio colaborativo.
Alfresco te permite hacerlo directamente.
Si tuvieras que hacerlo con una base de datos,
tendrías que crearlo tú mismo.
Las bases de datos no conocen ese concepto.
El noveno lugar, soporte nativo para estándares de creación.
Esta es probablemente, desde el punto de vista empresarial,
la diferencia más importante de Alfresco.
El hecho de que les permites seguir aportando objetos al repositorio
sin cambiar la forma en que trabajan.
Les permitimos seguir usando Word
proporcionando soporte directo del sistema de archivos a través de protocolos como CIFS,
pueden aportar información por email, directamente en su cliente de email usando IMAP.
Además, con otras herramientas, pueden añadir objetos mediante WebDAV o FTP,
o incluso mediante un protocolo de SharePoint
que permite a los usuarios de una instalación nativa aprovechar las opciones de colaboración
que existen en Microsoft Office.
Por último, en décimo lugar, CMIS es la herramienta adecuada para los contenidos.
Evidentemente, no hemos reinventado la rueda.
Las bases de datos te permiten buscar información a través de SQL,
y eso es muy útil para textos y números,
pero no saben muy bien qué hacer con otros tipos de documentos
y algunas de las funciones de gestión de contenido necesarias.
CMIS o Content Management Interoperability Services
incluye como parte de su definición
un lenguaje de búsqueda de gestión de contenidos.
Está basado en SQL 92,
pero es consciente de todas las funciones de gestión de contenidos
que puede necesitar para ser ejecutado con varios tipos de información.
Es la herramienta adecuada para ese trabajo
y más efectivo que hacer algo poco natural con un estándar
que no encaja bien con SQL.
Estos son los diez motivos principales. Gracias por vuestra atención.
Si tenéis más preguntas,
escribidme a scott.davis@alfresco.com �